Online-Bestellungen

Wozu es dient

Online-Bestellungen geben Ihrem Betrieb eine eigene Bestellseite. Gäste öffnen sie über einen Link, einen QR-Code oder eine Schaltfläche auf Ihrer Website, stellen sich einen Warenkorb aus Ihrer Speisekarte zusammen und wählen Abholung oder Lieferung durch Ihren eigenen Fahrer. Bezahlt wird online über Przelewy24 oder bar bzw. per Karte bei der Übergabe. Jede Bestellung landet in einer Warteschlange in POSolid, wo Ihr Team sie annimmt, und mit der Annahme geht sie direkt an die Küche.

Erste Schritte

1. Online-Bestellungen sind in jedem neuen POSolid-Konto eingeschaltet. Sehen Sie Online-Bestellungen nicht im Menü, bitten Sie Ihren POSolid-Ansprechpartner, sie für Ihren Betrieb einzuschalten. Danach können Sie die Funktion unter Einstellungen → Funktionszugriff selbst ein- und ausblenden.
2. Öffnen Sie Online-Bestellungen → Konfiguration (sichtbar nur für Manager und Inhaber).
3. Schalten Sie im Bereich Bestellen die Option Online-Bestellungen annehmen ein. Die Einstellungen erscheinen als Zeilen: Titel, kurze Beschreibung und rechts ein Schalter oder Feld. Legen Sie fest, ob Sie Abholung, Lieferung oder beides anbieten, welche Zahlungsarten jeweils erlaubt sind (online, bar, Karte), den Mindestbestellwert Abholung, Ihre Übliche Zubereitungszeit (wie schnell eine Abholbestellung fertig sein kann; Lieferungen nutzen die Lieferzeit der jeweiligen Zone) und wie lange Ihr Team zur Annahme hat. Gäste bestellen für heute: so schnell wie möglich oder für eine spätere Uhrzeit. Öffnen Sie dann die eigene Karte AGB und Datenschutz: Schreiben Sie Ihre Verkaufsbedingungen (Gäste öffnen sie vor der Bestellung über einen Link) oder tragen Sie Links zu Bedingungen und Datenschutzerklärung ein. Gäste die Bedingungen akzeptieren lassen zeigt ein Kästchen „Ich akzeptiere“; schalten Sie es aus, wenn Sie es nicht brauchen.
4. Öffnen Sie für die Lieferung Liefergebiete. Tragen Sie zuerst unter Standort des Lokals die Adresse Ihres Betriebs ein und klicken Sie auf Auf der Karte finden; ziehen Sie den Pin, wenn er nicht genau an Ihrer Tür steht. Eine Übersichtskarte zeigt alle gezeichneten Zonen, darunter steht eine Liste der Zonen mit Farbe, Gültigkeitsbereich sowie Gebühr, Mindestbestellwert, Gratis-ab-Betrag und Zeit. Klicken Sie auf Gebiet hinzufügen (oder bearbeiten Sie eine Zone in der Liste), um ein Fenster mit eigener Karte zu öffnen. Wählen Sie den Zonentyp: Postleitzahlen, Radius um das Lokal oder Gebiet zeichnen durch Klicken der Eckpunkte auf der Karte. Vergeben Sie einen Namen, die Liefergebühr, einen Mindestbestellwert, einen Betrag, ab dem die Lieferung kostenlos ist, und die Lieferzeit. Das Speichern des Fensters speichert Ihre Einstellungen. Ein Gebiet mit Postleitzahlen wird nur über die Postleitzahl zugeordnet, die richtige Stadt mit falscher Postleitzahl reicht also nicht. Ein Gebiet ohne Postleitzahlen wird über die Stadt zugeordnet – passend, wenn Sie in die ganze Stadt liefern. * funktioniert als Präfix (z. B. 02-*). Überlappen sich Zonen, gilt die kleinste, in der die Adresse liegt. Wählen Sie aus Ihrer Karte eine Position der Liefergebühr, damit die Gebühr mit dem richtigen Steuersatz auf dem Beleg erscheint.
5. Für Online-Zahlungen öffnen Sie Przelewy24 und tragen die Daten Ihres eigenen Przelewy24-Kontos ein (Händler-ID, POS-ID, API-Schlüssel und CRC-Schlüssel). Klicken Sie auf Verbindung testen. Ihre Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.
6. Kopieren Sie unter Bestellseite den Link oder drucken Sie den QR-Code für Tür, Tische oder Flyer aus.
7. Um die Bestellung auf Ihrer eigenen Website anzubieten, öffnen Sie Einbetten auf Ihrer Website und kopieren entweder die schwebende Bestell-Schaltfläche oder die Bestellseite direkt in der Seite. Sie können festlegen, welche Websites sie einbetten dürfen.
8. Lassen Sie während des Betriebs Online-Bestellungen → Bestellungen geöffnet. Neue Bestellungen erscheinen in der Spalte Neu mit einem Countdown. Klicken Sie auf Annehmen, geben Sie die benötigten Minuten ein, und die Bestellung geht an die Küche.

Wichtig zu wissen

• Online-Zahlung ist optional. Gäste, die online zahlen, zahlen im Voraus; die Bestellung erscheint in der Warteschlange erst, wenn die Zahlung bestätigt ist. Gäste, die Bar oder Karte wählen, zahlen bei Abholung oder wenn der Fahrer eintrifft.
• Jeder Betrieb nutzt sein eigenes Przelewy24-Konto. Das Geld geht an Sie, nicht über POSolid. Online-Zahlung wird erst angeboten, wenn ein Konto verbunden ist und Przelewy24 Ihre Währung unterstützt.
• Das Ablehnen einer bezahlten Bestellung erstattet das Geld automatisch, vollständig. Sie wählen einen Grund und können eine Nachricht hinzufügen, die der Gast auf seiner Bestellseite sieht. Eine Bestellung, die niemand rechtzeitig annimmt, wird automatisch abgelehnt und erstattet.
• Bestellung ändern. Solange sie nicht fertig zubereitet ist, können Sie Mengen ändern oder Artikel aus Ihrer Karte hinzufügen. Wird eine bezahlte Bestellung günstiger, wird die Differenz automatisch erstattet. Wird sie teurer, wird der Mehrbetrag bei der Übergabe kassiert. Artikel, die die Küche bereits zubereitet, lassen sich nicht ändern, und die Liefergebühr wird nicht von Hand bearbeitet.
• Belege. Eine vollständig online bezahlte Bestellung wird bei der Annahme gebongt, eine Bestellung mit Zahlung bei Übergabe, sobald Sie die Zahlung als kassiert markieren. Ein Beleg wird nie im Moment der Zahlung gedruckt, deshalb bekommt eine abgelehnte Bestellung keinen.
• Nach dem Belegdruck lässt sich die Bestellung in der Warteschlange nicht mehr ändern oder ablehnen. Gibt ein Gast etwas zurück, erfassen Sie die Rückgabe wie gewohnt an der Kasse.
• Kuriere. Geben Sie einer Rolle die Berechtigung Online-Bestellungen ausliefern (die Demodaten haben eine fertige Rolle Courier; Inhaber haben bereits alle Berechtigungen und können also auch ausliefern). Mit Kurier losschicken fragt dann, welcher Kurier die Bestellung mitnimmt. Aufgeführt sind alle, deren Rolle Online-Bestellungen ausliefern darf: zuerst Jetzt verfügbar (eingestempelt, bzw. angemeldet, wenn Sie keine Arbeitsschichten erfassen), danach Nicht im Dienst, die sich trotzdem auswählen lassen. Die Bestellung merkt sich Kurier, Abfahrts- und Zustellzeit. Ein Kurier sieht nur die ihm zugewiesenen Lieferungen, kassiert und tippt auf Geliefert. Sobald eine Bestellung losgeschickt wird, verschwinden ihre fertigen Artikel sofort von den Küchenbildschirmen.
• Bestellstatus. Bestellungen durchlaufen Neu, In Zubereitung, Fertig, In Zustellung und Erledigt. Mit Fertig, Mit Kurier losschicken, Bezahlen und Übergeben (Zugestellt bei einer Lieferung) schieben Sie sie weiter. Eine Abholung wird mit Bezahlen bezahlt, sobald sie fertig ist. Eine Lieferung wird beim Kurier bezahlt, sobald sie In Zustellung ist — oder schon, wenn sie fertig ist, falls Sie in der Konfiguration Bezahlen einer Lieferung erlauben, wenn sie fertig ist einschalten. Bezahlen öffnet dasselbe Zahlungsfenster wie die Kasse; an der Kasse selbst wird eine Online-Bestellung nie bezahlt. Ablehnen (rot) gibt es, bis die Bestellung mit dem Kurier losfährt. Kommt der Gast nicht oder nimmt niemand eine Lieferung an, wählen Sie Nicht abgeholt oder Zustellung fehlgeschlagen und entscheiden, ob alles, ein Teil oder nichts erstattet wird. Lehnt die Küche ein Gericht ab, wird die Karte rot und das Menü zeigt eine rote Warnung: Bestellung ändern, ablehnen oder nach Absprache mit dem Gast So belassen. Jede Spalte lässt sich als Karten oder Liste anzeigen; Ihre Wahl wird gespeichert. Schlägt eine Erstattung fehl, bleibt die Bestellung sichtbar, mit der Schaltfläche Erstattung wiederholen. Sie können den Gast auch von Hand im Przelewy24-Panel erstatten.
• Preise lassen sich nicht manipulieren. Gäste legen nie Preise fest. POSolid berechnet jede Bestellung anhand Ihrer aktuellen Karte neu, einschließlich Verfügbarkeit, Varianten und Modifikatoren.
• Kombi-Sets lassen sich online bestellen. Braucht ein Teil des Kombis eine Auswahl (z. B. die Getränkesorte), wählt der Gast sie im Dialog des Kombis, bevor er es hinzufügt. Der Kombi-Vorschlag im Warenkorb funktioniert auch online.
• Was Gäste beim Bestellen sehen. Die Bestellseite führt Gäste durch kurze Schritte: Ihre Bestellung, Wie und wann, Lieferadresse (nur bei Lieferung), Ihre Angaben und Zahlung. Im Schritt Lieferadresse steht in der ersten Zeile die Straße, in der zweiten Nummer und Wohnung, in der dritten der Ort (nur nötig, wenn es nicht Ihr Ort ist). Der Hinweis Zusätzliche Hinweise (Eingang, Etage, Türcode) steht im selben Schritt. Unter „Wir liefern hierher: Gebühr, ca. N Min.“ sieht der Gast „Noch X bis zur kostenlosen Lieferung“ oder „Die Lieferung ist für diese Bestellung kostenlos“, wenn die Zone einen Gratis-ab-Betrag hat. Weiter bleibt ausgegraut, bis die Pflichtfelder des Schritts ausgefüllt sind.
• Rabattcodes und Kundenkarten. Gäste können unter Rabattcode einen Gutscheincode eingeben und auf Einlösen klicken; der Rabatt erscheint im Warenkorb und lässt sich entfernen. Ein Gast mit Kundenkarte tippt auf Kundenkarte? Rabatt sichern: Wir senden einen 6-stelligen Code per SMS an seine Nummer, und die Eingabe bestätigt, dass die Karte ihm gehört, und berücksichtigt ihren Rabatt. POSolid berechnet den Rabatt beim Aufgeben der Bestellung neu und zeigt ihn an der Bestellung.
• Berichte. Der Tab Online im Bestellbericht zeigt, wie viele Online-Bestellungen eingingen, wie viele verloren gingen und warum, und wie schnell sie bearbeitet wurden. Er erscheint nur, wenn Online-Bestellungen eingeschaltet sind.
• An der Kasse. Neben Lieferung kann die Kasse die Bestellart Abholung anbieten. Beide werden mit Anwenden abgeschickt statt an der Kasse bezahlt und erscheinen in der Warteschlange der Online-Bestellungen, wo bei der Übergabe kassiert wird.
• Öffnungszeiten und Pause. Außerhalb Ihrer Öffnungszeiten können Gäste nicht für sofort bestellen. Mit Online-Bestellungen pausieren oben in der Warteschlange stoppen Sie neue Bestellungen vorübergehend, etwa wenn die Küche überlastet ist.
• Kunden werden automatisch erfasst. Wenn Sie Kunden nutzen, sucht eine angenommene Bestellung den Gast über Telefonnummer oder E-Mail oder legt einen neuen Kunden mit Adresse an.
• Gäste bleiben informiert. Sie erhalten eine Statusseite zur Bestellung mit voraussichtlicher Zeit und einer eventuellen Erstattung sowie eine E-Mail beim Aufgeben der Bestellung, mit der Zusammenfassung und einem Link zu dieser Seite.
• SMS an Gäste. Wenn SMS in Ihrem Tarif enthalten sind, können Sie Gäste per SMS informieren, wenn eine Bestellung angenommen wurde (mit Uhrzeit), abholbereit oder unterwegs ist, storniert oder als nicht abgeholt geschlossen wurde — schalten Sie es in der Konfiguration der Online-Bestellungen ein und wählen Sie die Schritte. Die SMS enthält einen kurzen Link zur Statusseite der Bestellung. Ihr Tarif umfasst eine Anzahl SMS-Segmente pro Monat: Eine SMS ohne polnische Buchstaben oder Kyrillisch fasst 160 Zeichen pro Segment, mit ihnen 70. Die Konfiguration zeigt, wie viel in diesem Monat verbraucht ist; sind sie aufgebraucht, werden bis zum nächsten Monat keine SMS mehr gesendet, Gäste bekommen weiterhin ihre E-Mail und Manager werden benachrichtigt. Nur eine Telefonnummer mit Ländervorwahl kann eine SMS erhalten — die Bestellseite ergänzt Ihre automatisch.
• Sie werden benachrichtigt. Eine neue Bestellung zeigt auf jedem Bildschirm eine Meldung und spielt einen Ton ab. Der Menüpunkt zeigt ein Zeichen mit der Zahl wartender Bestellungen und Erstattungen, die Aufmerksamkeit brauchen. Online-Bestellungen erscheinen auch als Widget im Dashboard. Wer welche Benachrichtigungen erhält, legen Sie unter Einstellungen → Benachrichtigungen fest.
• Wer was darf. Mitarbeitende mit dem Recht für Online-Bestellungen bearbeiten die Warteschlange und pausieren die Annahme. Einstellungen, Liefergebiete und das Przelewy24-Konto dürfen nur Manager ändern. Rollen legen Sie unter Personal & Rollen fest.

Häufige Fragen

Q: Ein Gast sagt, er habe bezahlt, aber ich sehe die Bestellung nicht.
A: Eine Online-Bestellung erscheint in Ihrer Warteschlange erst, wenn Przelewy24 die Zahlung bestätigt. Das dauert normalerweise nur Sekunden. Wurde die Zahlung nicht abgeschlossen, sieht der Gast auf seiner Bestellseite die Schaltfläche Jetzt bezahlen und kann es erneut versuchen.

Q: Was passiert, wenn ich nicht rechtzeitig auf eine Bestellung reagiere?
A: Sie wird automatisch abgelehnt und, falls online bezahlt, erstattet. Der Gast sieht es auf seiner Statusseite. Wie lange Ihr Team Zeit hat, stellen Sie in der Konfiguration ein.

Q: Kann ich eine Bestellung nach der Annahme noch ändern oder ablehnen?
A: Ja, solange ihr Beleg noch nicht gedruckt wurde. Danach erledigen Sie eine Rückgabe an der Kasse.

Q: Was ist, wenn eine Erstattung fehlschlägt?
A: Die Bestellung bleibt mit einer Warnung in ihrer Spalte (In Zubereitung oder Fertig), und Manager erhalten eine Benachrichtigung. Klicken Sie auf Erstattung wiederholen oder erstatten Sie den Gast im Przelewy24-Panel.

Q: Brauche ich für die Lieferung eine Karte oder Adressprüfung?
A: Sie zeichnen Ihre Liefergebiete auf einer Karte (oder listen einfach Postleitzahlen oder Orte auf, wofür keine Karte nötig ist). Der Gast gibt nur Straße und Hausnummer ein; POSolid findet die Adresse und ermittelt Zone, Gebühr und Mindestbestellwert. Ist der Kartendienst nicht erreichbar, funktionieren bis zu seiner Rückkehr nur Zonen mit Postleitzahlen.

Q: Können Gäste auf meiner eigenen Website bestellen?
A: Ja. Kopieren Sie eines der Fragmente unter Einbetten auf Ihrer Website in Ihre Seite. Die Zahlung öffnet sich in einem eigenen Fenster, weil Banken ihre Seiten nicht innerhalb fremder Websites zulassen. Die eingebettete Variante ist nie höher als der Bildschirm des Gastes: Eine lange Speisekarte scrollt darin, sodass der Warenkorb-Button sichtbar bleibt.

Q: Warum sehe ich Online-Bestellungen nicht im Menü?
A: Die Funktion muss für Ihren Betrieb eingeschaltet sein, und Ihre Rolle braucht die Rechte für Online-Bestellungen. Fragen Sie Ihren Manager oder Inhaber.

Q: Können Gäste online einen Rabattcode oder eine Kundenkarte nutzen?
A: Ja. Ein Gutscheincode wird unter Rabattcode eingegeben und mit Einlösen angewendet. Eine Kundenkarte bestätigt ein 6-stelliger Code, der per SMS an die Nummer des Gastes geht; die Karte muss also auf diese Nummer registriert sein.

Q: Warum steht ein Kurier unter „Nicht im Dienst“?
A: Dieser Kurier ist nicht eingestempelt (bzw. nicht angemeldet, wenn Sie keine Arbeitsschichten erfassen). Er wird aufgeführt, damit Sie ihn trotzdem wählen können, aber „Jetzt verfügbar“ steht zuerst.

Q: Was bedeutet „Noch X bis zur kostenlosen Lieferung“?
A: Das Liefergebiet des Gastes hat einen Gratis-ab-Betrag. Erreicht der Warenkorb ihn, sieht der Gast stattdessen „Die Lieferung ist für diese Bestellung kostenlos“.