Personal & Rollen

Wozu sie dienen

Unter Personal & Rollen verwalten Sie die Menschen, die in Ihrem Betrieb arbeiten, und steuern, was jede und jeder tun darf. Es gibt zwei zusammenhängende Bildschirme: Benutzer, wo Sie Konten anlegen, bearbeiten und entfernen, und Rollen, wo Sie benannte Tätigkeitsprofile definieren (etwa Führungskraft, Service oder Kasse) und genau festlegen, welche Aktionen jedes davon ausführen darf.

Erste Schritte

1. Öffnen Sie zuerst Personal → Rollen und sehen Sie sich die bereits eingerichteten Rollen an oder legen Sie neue an, die zu Ihrer Teamstruktur passen (z. B. „Schichtleitung", „Barista", „Fahrer").
2. Geben Sie einer neuen Rolle einen Namen und schalten Sie die Berechtigungen ein, die sie haben soll — etwa Bestellungen aufnehmen, Rückerstattungen bearbeiten, Berichte sehen, die Speisekarte pflegen oder das Lager verwalten. Berechtigungen sind nach Bereichen gruppiert (Bestellungen, Küchenanzeige, Berichte, Lager usw.), sodass Sie nur sehen, was zu den genutzten Teilen des Systems gehört. Jede Gruppe ist zunächst zugeklappt und zeigt eine kleine Zahl, wie viele ihrer Berechtigungen schon aktiv sind — tippen Sie auf die Überschrift, um die einzelnen Schalter zu sehen und zu ändern.
3. Öffnen Sie Personal → Benutzer und klicken Sie auf Benutzer hinzufügen, um ein neues Teammitglied aufzunehmen. Tragen Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die gewünschte Rolle.
4. Das Konto wird angelegt, ist aber zunächst inaktiv. Öffnen Sie es erneut aus der Liste, wählen Sie Bearbeiten und setzen Sie den Status auf Aktiv, damit sich die Person anmelden kann.
5. Um später zu ändern, was jemand darf, öffnen Sie den Eintrag und wählen eine andere Rolle — die Berechtigungen gelten sofort.
6. Arbeitet jemand nicht mehr bei Ihnen, öffnen Sie den Eintrag und wählen Löschen, um das Konto zu entfernen.
7. Jedes Teammitglied legt auf der eigenen Profilseite eine vierstellige PIN fest und kann damit an einer gemeinsam genutzten Kasse schnell entsperren oder sich anmelden, ohne jedes Mal ein vollständiges Passwort zu tippen.

Wichtig zu wissen

• Sie können nur Personen verwalten, deren Rolle weniger Befugnisse hat als Ihre eigene — jemanden auf Ihrer Ebene oder darüber können Sie weder bearbeiten noch herabstufen oder entfernen, und Sie können einer neuen Rolle nicht mehr Befugnisse geben, als Sie selbst haben.
• Ihr eigenes Konto können Sie hier weder entfernen noch herabstufen — klicken Sie bei sich selbst auf Bearbeiten, landen Sie stattdessen auf Ihrer Profilseite.
• Einige eingebaute Rollen lassen sich weder umbenennen noch löschen — ihre Schaltflächen zum Bearbeiten und Löschen sind deaktiviert.
• Die Personalliste sieht nur, wer die Berechtigung dazu hat; anlegen, bearbeiten, freigeben und entfernen darf nur, wer die Berechtigung zur Personalverwaltung hat. Mit reinem Lesezugriff sieht man die Liste, aber keine Schaltflächen.
• Den Bildschirm Rollen kann überhaupt nur öffnen, wer Rollen und Berechtigungen verwalten darf — alle anderen werden weitergeleitet.
• Eine Berechtigungsgruppe (etwa alles zu Rabatten, zur Küchenanzeige oder zum Lager) erscheint im Rolleneditor nur, wenn dieser Teil des Systems für Ihren Betrieb eingeschaltet und in Ihrem Abonnement enthalten ist.
• Meldet sich jemand selbst über die öffentliche Registrierungsseite Ihres Betriebs an, erscheint das Konto in der Personalliste und wartet auf Freigabe. Bei der Freigabe wählen Sie eine Rolle, und das System schickt der Person eine E-Mail, um Benutzername und Passwort selbst einzurichten.
• Eine PIN ist etwas anderes als ein Passwort — sie dient nur der schnellen Anmeldung an einem gemeinsam genutzten Gerät und ersetzt die Hauptanmeldung nicht.
• Benutzernamen dürfen nur lateinische Buchstaben, Ziffern und die Zeichen . _ % + - enthalten — keine Leerzeichen und keine anderen Symbole. Das gilt bei der ersten Registrierung ebenso wie später, wenn jemand den eigenen Benutzernamen im Profil ändert; alles andere wird während der Eingabe automatisch verworfen. Benutzernamen müssen nur innerhalb Ihres Betriebs eindeutig sein, in einem anderen Betrieb darf derselbe Name vorkommen.

Häufige Fragen

Q: Ich habe ein neues Teammitglied angelegt, aber es kann sich nicht anmelden — was fehlt?
A: Neue Konten sind zunächst inaktiv. Öffnen Sie den Eintrag in der Personalliste, klicken Sie auf Bearbeiten und setzen Sie den Status auf Aktiv. Danach kann die Person über „Passwort vergessen" auf dem Anmeldebildschirm ein eigenes Passwort setzen und sich anmelden.

Q: Kann jemand die Personalliste sehen, ohne Personen hinzufügen oder entfernen zu dürfen?
A: Ja. Es gibt getrennte Berechtigungen für das Ansehen und das Verwalten der Liste, sodass Sie reine Sichtbarkeit vergeben können, ohne Änderungsrechte mitzugeben.

Q: Was passiert, wenn ich die Rolle einer Person ändere?
A: Sie erhält sofort die Berechtigungen der neuen Rolle — die Änderung greift unmittelbar, ein Ab- und Neuanmelden ist nicht nötig.

Q: Kann ich beliebig viele Rollen anlegen?
A: Ja, Sie können so viele eigene Rollen anlegen, wie Ihr Betrieb braucht, jede mit eigenem Namen und eigener Kombination von Berechtigungen.

Q: Warum kann ich eine der Rollen in der Liste nicht bearbeiten oder löschen?
A: Einige Rollen sind fest im System hinterlegt und vor Änderungen geschützt, damit Ihrem Betrieb immer mindestens eine vollständig vertrauenswürdige Rolle zur Verfügung steht.

Q: Ein Teammitglied möchte seine PIN ändern — wo geht das?
A: Auf der eigenen Profilseite. Sie müssen das nicht übernehmen, und Sie können die PIN einer anderen Person aus der Personalliste weder sehen noch setzen.

Q: Jemand hat selbst Zugang zu unserem Betrieb angefragt — wie nehme ich die Person ins Team?
A: Die Anfrage erscheint in der Personalliste mit dem Status „ausstehend". Öffnen Sie sie, wählen Sie die gewünschte Rolle und geben Sie sie frei — die Person erhält eine E-Mail, um ihr Konto fertig einzurichten.

Q: Beim Anlegen einer Rolle fehlen bestimmte Berechtigungen — warum?
A: Berechtigungen zu einer Funktion erscheinen nur, wenn diese Funktion für Ihren Betrieb eingeschaltet ist. Schalten Sie sie später ein, tauchen ihre Berechtigungen im Rolleneditor auf.

Q: Kann ein Teammitglied den eigenen Benutzernamen später ändern?
A: Ja, auf der eigenen Profilseite. Es gilt dieselbe Regel wie bei der Registrierung — nur lateinische Buchstaben, Ziffern und . _ % + -, keine Leerzeichen. Ist der neue Name in Ihrem Betrieb schon vergeben, erscheint beim Speichern ein Hinweis und es muss ein anderer gewählt werden.

Q: Die Berechtigungsgruppen im Rolleneditor sind alle zugeklappt — wie sehe ich hinein?
A: Tippen Sie auf die Überschrift. Jede zeigt, wie viele ihrer Berechtigungen bereits aktiv sind (zum Beispiel „2 / 5"), sodass Sie schon vor dem Aufklappen erkennen, ob in einer Gruppe etwas eingeschaltet ist.