Kunden

Wozu es dient

Unter Kunden führen Sie zu jeder Person, die Sie regelmäßig bedienen, einen Eintrag — Name, Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Adressen und alle Schlagworte, mit denen Sie gruppieren („VIP", „Stammgast", „Allergie", „Firmenkunde"). Sie können außerdem direkt aus dem Kundenprofil heraus eine Rabattkarte ausstellen, statt alles zweimal einzutragen.

Erste Schritte

1. Gehen Sie im Seitenmenü zu Kunden — der Punkt erscheint nur, wenn diese Funktion für Ihren Betrieb eingeschaltet ist.
2. Tippen Sie auf Kunde hinzufügen. Tragen Sie einen Vornamen und mindestens eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ein — ohne eine Kontaktmöglichkeit lässt sich ein Kunde nicht speichern. Nachname, Adressen, Notizen und Schlagworte sind optional. Bei einer Adresse werden Straße und Hausnummer getrennt erfasst und sind beide Pflicht; Bezeichnung, Wohnungsnummer, Zugangsangaben (Eingang, Etage, Türcode), Stadt und Postleitzahl sind optional.
3. Nutzt Ihr Betrieb Rabattkarten, können Sie hier gleich Rabattkarte ausstellen ankreuzen und den Startrabatt setzen — das erscheint nur beim Anlegen eines ganz neuen Kunden.
4. Speichern Sie. Der Kunde steht nun in der Liste und ist nach Name, Telefon oder E-Mail suchbar.
5. Um jemanden später zu finden, tippen Sie in das Suchfeld oder grenzen die Liste über den Schlagwortfilter und den Schalter „Inaktive anzeigen" ein.
6. Tippen Sie eine Zeile an, um den Kunden zu öffnen, zu bearbeiten, zu deaktivieren oder zu löschen — und um seine Rabattkarte und seinen Reservierungsverlauf zu sehen oder auszustellen.
7. Um die Schlagwortliste selbst zu pflegen — neues Schlagwort, Umbenennen, Farbe wählen oder entfernen — tippen Sie in der Werkzeugleiste auf Schlagworte verwalten oder gehen zu Kunden → Konfiguration.

Wichtig zu wissen

• Ein Kunde braucht einen Vornamen und mindestens eine Kontaktmöglichkeit — E-Mail oder Telefon. Ohne beides lässt er sich nicht speichern, und auch das Entfernen der letzten Kontaktangabe bei einem bestehenden Kunden wird abgelehnt.
• Die Suche greift gleichzeitig auf Name, Telefon und E-Mail zu und findet eine Telefonnummer unabhängig davon, wie sie eingetippt wurde — mit Leerzeichen, Bindestrichen oder Ländervorwahl —, sodass niemand das genaue Format erinnern muss.
• Löschen wird abgelehnt, solange noch Reservierungen an dem Kunden hängen, damit der Buchungsverlauf nie ins Leere zeigt. Deaktivieren behält Eintrag und Verlauf, nimmt die Person aber aus dem Alltag — und lässt sich jederzeit rückgängig machen.
• Mit dem Kunden wird auch seine Rabattkarte gelöscht, falls vorhanden. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
• Schlagworte sind eine gemeinsame Liste für den ganzen Betrieb, einmal auf der Seite Konfiguration angelegt statt bei jedem Kunden frei getippt — so heißt „VIP" immer dasselbe und zerfällt nicht in „VIP", „vip" und „V.I.P." auf verschiedenen Profilen.
• Ein Schlagwort aus dem Katalog zu entfernen rührt keinen Kundeneintrag an — es hört nur auf, sie zu kennzeichnen. War die Liste danach gefiltert, hebt sich der Filter von selbst auf.
• Eine Rabattkarte auszustellen wird nur beim Anlegen eines neuen Kunden angeboten. Bei jemandem, der schon existiert, öffnen Sie das Profil und verwalten die Karte dort.
• Ist in der Konfiguration „Karte automatisch ausstellen" aktiv, erhält jeder neue Kunde standardmäßig eine Karte mit dem dort hinterlegten Startrabatt — das Häkchen lässt sich vor dem Speichern entfernen und der Prozentsatz für den einzelnen Kunden ändern.
• Nur Führungskräfte (oder Personal mit der passenden Berechtigung) dürfen Kunden anlegen, bearbeiten oder löschen und den Schlagwortkatalog pflegen. Mit reinem Lesezugriff kann man weiterhin suchen, die Karte eines Kunden nachschlagen und den Reservierungsverlauf einsehen.
• Eine Adresse besteht aus Straße, Hausnummer und optional Wohnungsnummer, Zugangsangaben (Eingang, Etage oder Türcode), Stadt und Postleitzahl — das ist es, was einen Fahrer die Tür finden lässt, und es ist dieselbe Adressliste, aus der eine Kassenkraft bei einer Lieferbestellung wählt. Pflicht sind nur Straße und Hausnummer; wer innerhalb eines Orts liefert, muss die Stadt nicht bei jeder Adresse neu tippen. Siehe Bestellungen.
• Ein Kunde lässt sich auch direkt an der Kasse während der Bestellaufnahme suchen, anlegen oder um eine neue Adresse ergänzen — dieser Bildschirm muss dafür nicht zuerst geöffnet werden. Siehe Bestellungen.

Häufige Fragen

Q: Wofür ist der Bereich Kunden da?
A: Er ist der eine Ort für die Menschen, die Ihr Betrieb bedient — Kontaktdaten, Adressen und die Schlagworte, mit denen Sie gruppieren —, statt denselben Namen und dieselbe Nummer bei jeder Tischbuchung und jeder Rabattkarte neu einzugeben.

Q: Welche Angaben brauche ich, um einen Kunden anzulegen?
A: Einen Vornamen und mindestens eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Alles andere — Nachname, Adressen, Notizen, Schlagworte — ist optional.

Q: Kann ich einen Kunden über die Telefonnummer suchen?
A: Ja. Tippen Sie einen beliebigen Teil der Nummer ein, mit oder ohne Leerzeichen, Bindestriche oder Ländervorwahl — die Suche vergleicht die Ziffern, nicht die Schreibweise.

Q: Ich wollte einen Kunden löschen und bekam eine Meldung, dass das nicht geht — warum?
A: An dem Kunden hängen noch Reservierungen, und beim Löschen zeigte dieser Buchungsverlauf ins Leere. Deaktivieren Sie ihn stattdessen — das nimmt ihn aus dem Alltag, behält Eintrag und Verlauf, und lässt sich später wieder aufheben.

Q: Worin unterscheiden sich Löschen und Deaktivieren?
A: Deaktivieren ist umkehrbar: Kunde und Verlauf bleiben im System, nur aus der aktiven Liste ausgeblendet. Löschen ist endgültig und entfernt auch die Rabattkarte, falls vorhanden.

Q: Wie stelle ich einem Kunden eine Rabattkarte aus?
A: Kreuzen Sie beim Anlegen eines neuen Kunden Rabattkarte ausstellen an und setzen Sie den Startrabatt. Bei einem bestehenden Kunden öffnen Sie das Profil und stellen die Karte dort aus oder sehen sie ein.

Q: Wofür sind Schlagworte da, und wer darf sie anlegen?
A: Schlagworte („VIP", „Stammgast", „Allergie" usw.) gruppieren Kunden einheitlich. Anlegen, umbenennen oder entfernen dürfen sie nur Führungskräfte (oder Personal mit der passenden Berechtigung), über Kunden → Konfiguration oder die Verknüpfung „Schlagworte verwalten" in der Werkzeugleiste. Ein bestehendes Schlagwort zuweisen darf jede Person mit Lesezugriff.

Q: Ich habe ein Schlagwort gelöscht — löscht das die Kunden, die es hatten?
A: Nein. Das Löschen entfernt nur die Kennzeichnung; die Kunden selbst und alles andere in ihrem Profil bleiben unberührt. War Ihre Liste danach gefiltert, wird der Filter automatisch aufgehoben.

Q: Sieht das gesamte Personal dieselbe Kundenliste?
A: Ja, die Kundenliste gilt für den ganzen Betrieb, nicht je Person — wer Lesezugriff hat, kann suchen sowie Karte und Reservierungsverlauf eines Kunden einsehen.

Q: Ich habe einen Kunden nach dem Ausstellen der Karte umbenannt — ändert sich die Karte mit?
A: Nein, die Karte behält Name, E-Mail und Telefon, mit denen sie ausgestellt wurde. Ändern sich diese Angaben, passen Sie die Karte bei Bedarf getrennt unter Rabatte → Karten an.

Q: Warum fragt eine Adresse Straße und Hausnummer getrennt ab statt in einer Zeile?
A: Getrennt wird die Adresse für die Lieferung brauchbar — eine Tour wird nach Straße gruppiert und sortiert, was mit einer einzigen Freitextzeile nicht zuverlässig geht. Straße und Hausnummer sind Pflicht; Bezeichnung, Wohnungsnummer, Zugangszeile (Eingang, Etage, Türcode), Stadt und Postleitzahl sind optional.

Q: Kann ich einen Kunden oder eine neue Adresse anlegen, ohne den Bestellbildschirm zu verlassen?
A: Ja. Öffnen Sie während der Bestellaufnahme Kunde und suchen Sie die Person — oder legen Sie sie dort mit Namen und Telefonnummer oder E-Mail an. Braucht es eine Lieferadresse, ergänzen Sie sie im selben Fenster — siehe Bestellungen.