Café & Bistro

Kasseneinrichtung und Konfiguration für Café und Bistro. Vom leeren Konto bis zur Tischbedienung: der Tischplan, die Küche und die Einstellungen, auf die es ankommt.

Wozu diese Anleitung dient

Ein Café oder Bistro fährt zwei Servicearten gleichzeitig: Leute, die an der Theke bestellen und sich setzen, und Leute, die sitzen und vom Tisch aus bestellen. Kaffee am Morgen, Brunch um elf, ein Glas Wein um sechs — und eine Rechnung, die offen bleibt, bis der Gast so weit ist. Diese Anleitung richtet POSolid dafür ein: eine Rechnung, die dem Gast von der Theke an den Tisch folgt, Getränke, die die Bar in dem Moment erreichen, in dem sie bestellt werden, und eine Rechnung, die sich ohne Kopfrechnen auf einer Serviette teilen lässt.

Kurzfassung: Anders als an einer Außer-Haus-Theke zahlen Ihre Gäste am Ende — die wichtigsten Einstellungen sind also die, die eine Rechnung offen halten.

Was Sie brauchen

„Optional" heißt Ihre Wahl — kein Verkaufsargument. Jede optionale Zeile oben ist Technik, die Sie wollen können oder nicht; nichts davon schaltet in POSolid etwas frei. Tischverwaltung, Küchenanzeige, Anzeigetafel, QR-Menü, Kundenkarten, geteilte Rechnungen sowie zusätzliche Benutzer und Geräte sind vom ersten Tag an in Ihrem Abonnement enthalten, ohne Aufpreis je Gerät oder Funktion. Sie können jedes davon mitten in der Saison einschalten, ohne den Tarif zu wechseln. Geld geben Sie allenfalls für die Geräte selbst aus.

Wie alles zusammenhängt

Ein Router, alles daran — mit einer Regel, die zweimal gesagt gehört.

Router (Breitband + WLAN)        --( Internet )--------------> POSolid
Kasse, Service-Handy, Schirme    --( Mitarbeiter-WLAN )------> Router
Kasse mit Druck-Agent            --( USB-Kabel oder Mitarbeiter-WLAN )--> Drucker

Drei Dinge lohnen das Verständnis:

1. Jedes Gerät erreicht POSolid über das Internet. Kassen, Service-Handys und der Abholbildschirm öffnen POSolid einfach im Browser. Auf ihnen muss nichts installiert werden.
2. Der Druck-Agent läuft auf nur einem Gerät — normalerweise der Kasse an der Theke. Er holt Druckaufträge von POSolid und schickt sie an Ihre Drucker. Er baut nur ausgehende Verbindungen auf, am Router ist also nichts einzustellen.
3. Halten Sie Drucker aus dem Gäste-WLAN heraus. Gästenetze verhindern normalerweise, dass Geräte miteinander sprechen — genau das, was der Druck-Agent tun muss. Stellen Sie Kassen und Drucker ins Mitarbeiternetz und geben Sie jedem Netzwerkdrucker eine feste Adresse (DHCP-Reservierung), damit sie nach einem Stromausfall gleich bleibt.

Erste Schritte

1. Organisation anlegen — siehe Konto anlegen. Setzen Sie Land, Währung und, in Polen, Ihre Steuereinstellungen.
2. Karte aufbauen unter Speisekarte → Katalog: Getränke, Brunch und Speisen, mit Varianten für die Bechergröße und Modifikatoren für Milch, Sirup und Extras — siehe Modifikatoren. Haben Sie bereits eine gedruckte Karte, übernimmt der Menü-Scanner unter KI-Tools den ersten Durchgang.
3. Tische einrichten, damit eine Rechnung zu einem Tisch gehören kann — siehe Tische & Reservierungen. Zeichnen Sie den Raum einmal; Sie nutzen ihn jeden Tag.
4. Kasse abstimmen unter Einstellungen → Bestellkonfiguration — für ein Café entscheiden diese vier den ganzen Ablauf:
   • Tisch zuweisen — an. Das ist es, was eine Rechnung zu Tisch 6 gehören lässt statt zu niemandem.
   • Zahlung vor Annahme der Bestellung verlangen — aus. Gäste zahlen am Ende, die Bestellung muss also angenommen und an die Bar geschickt werden, bevor Geld fließt.
   • Mehrere Rechnungen je Bestellung — an, wenn Gruppen sich einen Tisch teilen, aber getrennte Rechnungen wollen.
   • Rechnung teilen erlauben — an, damit eine Rechnung von mehreren Personen bezahlt werden kann.
5. Druck-Agent installieren auf der Kasse (Einstellungen → Drucker → Verbinden) und mit dem Einmalcode verbinden — siehe Drucken.
6. Drucker hinzufügen — den Fiskaldrucker (Polen) und einen Bardrucker, wenn Getränke sofort beginnen sollen.
7. Zubereitungsstationen einrichten — Bar und Küche, damit Getränke und Speisen an verschiedene Orte gehen. Siehe „Bar und Küche einrichten".
8. Personal anlegen unter Personal & Rollen und jeder Person eine PIN geben — siehe Schnellzugriff per PIN.
9. Probelauf: Rechnung an einem Tisch öffnen, einen Kaffee und einen Brunch hinzufügen, eine weitere Runde ergänzen, die Rechnung zweiteilen, kassieren und dann in die Berichte sehen.

Offene Rechnungen, Teilen und Zahlen am Ende

Das ist der Teil, der ein Café von einer Außer-Haus-Theke unterscheidet, und er besteht im Wesentlichen aus vier Einstellungen, die zusammenwirken.

Die Rechnung bleibt offen. Mit ausgeschalteter Zahlung-zuerst wird eine Bestellung angenommen und an die Bar geschickt, ohne bezahlt zu sein. Das Personal ergänzt weiter — einen zweiten Kaffee, ein Dessert — und kassiert wird, wenn der Gast darum bittet. Genau darum geht es beim Tischservice, und genau deshalb ist der Rat für Außer-Haus-Theken („immer im Voraus kassieren") hier falsch.

Die Rechnung gehört zu einem Tisch. Mit eingeschalteter Tischzuweisung zeigt jede offene Rechnung ihren Tisch, sodass jede Person im Dienst einen fremden Tisch übernehmen kann, ohne zu fragen, wer was bestellt hat. Die Liste der offenen Bestellungen gruppiert nach Tisch, mit Tischsymbol und Tischnamen.

Mehrere Rechnungen an einem Tisch. Schalten Sie mehrere Rechnungen ein, wenn zwei Paare an einem großen Tisch getrennt zahlen wollen — eine Bestellung, zwei Rechnungen, jede mit eigenen Positionen und eigener Summe.

Eine Rechnung teilen. Schalten Sie Rechnung teilen ein, wenn eine Rechnung von mehreren Personen bezahlt wird. Das ist der Fall „wir machen Karte und bar" und etwas anderes als getrennte Rechnungen: eine Rechnung, mehrere Belege.

Geben Sie zuerst eine Vorabrechnung. Gäste wollen die Rechnung meist vor dem Zahlen sehen. Die Vorabrechnung ist ein nicht-fiskalischer Ausdruck der Rechnung; der Fiskalbeleg wird beim tatsächlichen Zahlen gedruckt. Ist Ihr einziger Drucker der fiskalische, druckt er auch die Vorabrechnung — siehe Unterstützte Fiskaldrucker.

Lassen Sie Gäste selbst bestellen, wenn Sie mögen. Ein QR-Menü am Tisch lässt Gäste die Karte lesen und bestellen, ohne zu warten, bis jemand kommt — praktisch in der Brunch-Spitze. Es ist enthalten; schalten Sie es ein, wenn es hilft, und aus, wenn nicht.

Bar und Küche einrichten

Getränke und Speisen haben unterschiedliche Rhythmen, schicken Sie sie also an verschiedene Orte.

Station Bar. Weisen Sie Kaffee, Tee und Bargetränke einer Station „Bar" zu und richten Sie sie auf einen Drucker neben der Kaffeemaschine. Der Bon druckt in dem Moment, in dem die Bestellung gesendet wird, sodass die Barista beginnt, während der Service noch am Tisch steht. Für ein Café ist diese eine Änderung meist der größte verfügbare Geschwindigkeitsgewinn.

Station Küche. Weisen Sie Brunch und warme Gerichte einer Station „Küche" zu, entweder mit eigenem Drucker oder mit der Küchenanzeige auf einem Bildschirm. Ein Bildschirm ist hier mehr wert als in einem Außer-Haus-Laden, weil eine Cafeküche mehrere Tische gleichzeitig jongliert und Sie sehen wollen, was noch offen ist.

Beachten Sie: Gedruckte Bons brauchen einen ESC/POS-Thermodrucker — ein Fiskaldrucker kann sie nicht erzeugen.

Artikel ohne Station laufen einfach durch. Eine Flasche Wasser ohne Station kommt in keine Warteschlange; sie gilt sofort nach der Bestellung als fertig. Nutzen Sie das für alles, was der Service schlicht aus dem Regal nimmt.

Wenn Sie Bons drucken und irgendwo eine Küchenanzeige offen halten, beschränken Sie sich auf einen Bildschirm. Jede offene Tafel achtet für sich auf neue Bestellungen, eine automatisch druckende Station kann also einen Bon je offenem Bildschirm ausgeben.

Empfohlene Ausstattung

Minimum — Theke und ein paar Tische

Kasse + Fiskaldrucker. Tische an, Zahlung-zuerst aus. Eine Person nimmt an der Theke auf und trägt die Getränke hinüber. Alles Weitere hat Zeit.

Empfohlen — voller Tischservice

Ergänzen Sie einen Bardrucker, damit Getränke sofort beginnen, ein Handy für den Tischservice, damit für Bestellungen kein Weg zur Kasse nötig ist, und Personal-PINs für den Wechsel in einer Sekunde. Schalten Sie Rechnung teilen und mehrere Rechnungen vor dem ersten vollen Brunch ein, nicht mittendrin.

Voll — volles Bistro

Ergänzen Sie Küchenbildschirm oder -drucker, Reservierungen, damit der Abend geplant und nicht erhofft wird, ein QR-Menü für die Tische, Kundenkarten für die Morgenstammgäste und Arbeitsschichten zur Zeiterfassung. Nutzen Sie den stundengenauen Bericht, um zu sehen, wann die Brunch-Spitze wirklich beginnt, und besetzen Sie entsprechend.

Wichtig zu wissen

• Schalten Sie Zahlung-zuerst aus. Es ist die Einstellung, die in einem Café am häufigsten falsch steht, und sie blockiert den ganzen Tischservice: Eingeschaltet lässt sich eine Bestellung erst an die Bar schicken, wenn sie bezahlt ist.
• Tische sind es, die eine offene Rechnung nutzbar machen. Ohne Tischzuweisung gehört eine offene Rechnung niemandem, und das Personal muss sich merken, wer was bestellt hat.
• Getrennte Rechnungen und geteilte Belege sind zweierlei. Mehrere Rechnungen = ein Tisch, mehrere Rechnungen. Rechnung teilen = eine Rechnung, mehrere Zahlende. Schalten Sie beides ein, wenn Sie Gruppen bewirten.
• Schicken Sie Getränke an die Bar, nicht in die Küche. Zwei Stationen, zwei Drucker, kein Vordrängeln zwischen einem Latte und einer Shakshuka.
• Halten Sie Drucker aus dem Gäste-WLAN heraus. Gästenetze isolieren Geräte voneinander, der Druck-Agent erreicht einen Drucker dort also nicht.
• Während des Service brauchen Sie Internet. POSolid läuft in der Cloud; einen Offline-Betrieb gibt es nicht.
• Polen: Der Fiskaldrucker ist nicht optional, und der Tagesbericht muss gedruckt werden, um den Fiskaltag abzuschließen.
• Treue zahlt sich in einem Café am schnellsten aus, weil jeden Morgen dieselben Leute wiederkommen. Siehe Rabatte.

Häufige Fragen

Q: Meine Bestellungen gehen erst nach dem Kassieren raus. Was stimmt nicht?
A: Zahlung vor Annahme der Bestellung verlangen ist an. Diese Einstellung ist für Außer-Haus-Theken gedacht. Schalten Sie sie unter Einstellungen → Bestellkonfiguration aus, dann verhält sich die Rechnung normal.

Q: Zwei Paare an einem Tisch wollen getrennte Rechnungen. Wie?
A: Schalten Sie Mehrere Rechnungen je Bestellung ein — eine Bestellung kann dann mehrere Rechnungen führen, jede mit eigenen Positionen und eigener Summe.

Q: Ein Tisch will die Rechnung auf drei Karten aufteilen.
A: Das ist Rechnung teilen — eine Rechnung, von mehreren Personen bezahlt, jede mit eigenem Beleg. Eine andere Einstellung als mehrere Rechnungen.

Q: Wie zeige ich einem Gast die Rechnung vor dem Zahlen?
A: Drucken Sie eine Vorabrechnung. Sie ist ein nicht-fiskalischer Ausdruck der aktuellen Rechnung; der Fiskalbeleg wird beim tatsächlichen Kassieren gedruckt.

Q: Können Getränke beginnen, bevor das Essen bestellt ist?
A: Ja — weisen Sie Getränke einer Station Bar mit eigenem Drucker zu. Der Bon druckt beim Senden der Bestellung, die Barista beginnt also sofort.

Q: Brauche ich Tischverwaltung, wenn Gäste an der Theke bestellen?
A: Für reinen Thekenservice nicht. Sobald sich aber jemand setzt und eine zweite Runde ergänzt, ist eine an einen Tisch gebundene Rechnung das, was das Raten beendet.

Q: Können Gäste vom Handy aus am Tisch bestellen?
A: Ja, mit dem QR-Menü — es ist in Ihrem Abonnement enthalten. Gäste scannen, lesen die Karte und bestellen, ohne auf jemanden zu warten.