E-Rechnungen in KSeF

Wofür es da ist

In Polen wird jede in POSolid ausgestellte Rechnung automatisch an KSeF gesendet, das nationale E-Rechnungssystem (Krajowy System e-Faktur). POSolid macht aus der Rechnung die amtliche E-Rechnung (FA(3)), sendet sie im Hintergrund und versucht es weiter, bis KSeF sie annimmt und ihr eine KSeF-Nummer gibt. Dieselbe Verbindung holt auch die Rechnungen Ihrer Lieferanten aus KSeF.

Erste Schritte

1. Richten Sie Rechnungen wie unter Rechnungen einrichten ein — mit gültiger NIP und PLN als Währung.
2. Verbinden Sie KSeF: Wählen Sie die Umgebung und speichern Sie das KSeF-Zertifikat des Betriebs. Siehe KSeF-Verbindung einrichten.
3. Stellen Sie Rechnungen wie gewohnt aus (siehe Rechnungen ausstellen). Jede geht von selbst an KSeF; verfolgen Sie sie unter KSeF-Status und Handlungsbedarf.
4. Buchen Sie E-Rechnungen von Lieferanten ins Lager — siehe Lieferantenrechnungen aus KSeF.

Gut zu wissen

• Drei Umgebungen. Ein neuer Betrieb beginnt in Test, wo Rechnungen keine rechtliche Wirkung haben. Demo ist die Vorproduktionsumgebung von KSeF (echte NIP und echtes Zertifikat, fiktive Rechnungsdaten). Erst nach dem Umstellen auf Produktion sind Rechnungen echt.
• Anmeldung: Ein KSeF-Token funktioniert bis zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 akzeptiert KSeF nur noch ein Zertifikat — richten Sie es vorher ein.
• Die NIP-Regel des Kassenbons. Wurde der Kassenbon (Paragon) gedruckt, muss eine Rechnung an ein polnisches Unternehmen für diese Bestellung die NIP vom Kassenbon tragen. Deshalb fragt der Zahlungsdialog vor der Zahlung nach der NIP, wenn Sie Nach der Zahlung eine Rechnung ausstellen wählen. Privatpersonen und ausländische Käufer sind nicht betroffen.
• Rechnung zum Kassenbon. Ein bereits auf dem Fiskaldrucker erfasster Verkauf wird auf der Rechnung als Rechnung zum Kassenbon markiert, damit die Buchhaltung ihn nicht ins Verkaufsregister aufnimmt, das bereits den Kassenbericht enthält.
• Das PDF wird mit der Annahme durch KSeF zur Rechnung. Es trägt dann die KSeF-Nummer und einen QR-Code, mit dem jeder sie in KSeF prüfen kann.
• Nichts landet zweimal in KSeF. Ist unklar, ob KSeF eine Rechnung erhalten hat, fragt POSolid bei KSeF nach, bevor es sie erneut sendet.
• Rechnungen in Test und Demo berühren das Lager nicht. Eine Rechnung ohne Bestellung, die in eine Testumgebung ausgestellt wird, bucht nichts aus und lässt einen Einkaufsplan für die echte Rechnung offen.
• Wer was darf: KSeF-Umgebung und -Anmeldung brauchen das Recht Rechnungen verwalten.

FAQ

Q: Sind in der Test-Umgebung ausgestellte Rechnungen rechtsverbindlich?
A: Nein. Rechnungen aus Test und Demo gehen an die Testumgebungen von KSeF und haben keine rechtliche Wirkung. Echte Rechnungen sind erst die, die nach dem Umstellen auf Produktion ausgestellt werden.

Q: Das Formular meldet, dass die NIP nicht zum Kassenbon passt. Was nun?
A: Der Kassenbon wurde mit einer anderen NIP oder ohne NIP gedruckt. Eine Rechnung an ein polnisches Unternehmen muss die NIP vom Kassenbon tragen; stellen Sie sie sonst an eine Privatperson aus oder fragen Sie die Buchhaltung.

Q: Kann ich eine Bestellung einer Lieferplattform abrechnen?
A: Derzeit nicht. Möglicherweise stellt die Plattform dem Kunden die Rechnung aus; das wird noch geklärt.

Q: Ist mein Betrieb außerhalb Polens in KSeF?
A: Nein. KSeF gilt nur für Betriebe, deren Organisationsland Polen ist; anderswo werden Rechnungen nur in POSolid ausgestellt und verwahrt.