KSeF-Status und Handlungsbedarf

Wofür es da ist

Nach dem Ausstellen einer Rechnung in Polen sendet POSolid sie im Hintergrund an KSeF und versucht es weiter, bis KSeF antwortet. Die Rechnungsliste und die Seite jeder Rechnung zeigen, wo sie steht, und alles, was einen Menschen braucht, sammelt sich unter Handlungsbedarf.

Erste Schritte

1. Öffnen Sie Rechnungsverwaltung → Rechnungen. Die Spalte KSeF zeigt den Status jedes Dokuments.
2. Öffnen Sie eine Rechnung, um nach der Annahme ihre KSeF-Nummer und den Zeitpunkt der Annahme zu sehen.
3. Öffnen Sie Handlungsbedarf, um alle von KSeF zurückgehaltenen oder abgelehnten Rechnungen zu sehen. Jede sagt, warum.
4. Ebenfalls auf der Rechnungsseite: das XML der E-Rechnung genau wie gesendet, und die amtliche Empfangsbestätigung (UPO) von KSeF, sobald KSeF sie ausstellt.

Gut zu wissen

• Status:
  • Wird gesendet — unterwegs, meist in Sekunden erledigt.
  • In KSeF — angenommen; sie hat eine KSeF-Nummer.
  • Handlungsbedarf — das Senden ist gestoppt und braucht jemanden; die Seite sagt, warum.
  • Abgelehnt — KSeF hat sie abgewiesen. Sie lässt sich nicht ändern; stellen Sie ein neues Dokument aus.
  • Nicht gesendet — nie an KSeF gesendet.
• Handlungsbedarf hat einen Zähler im Menü, und wer Rechnungen ausstellt oder verwaltet, erhält eine Benachrichtigung. Meist fehlt die KSeF-Anmeldung, ist abgelaufen oder hat keine Berechtigung: Speichern Sie unter KSeF-Verbindung einrichten eine funktionierende, dann werden zurückgehaltene Rechnungen automatisch erneut gesendet. In anderen Fällen beheben Sie die Ursache und tippen auf Erneut senden.
• Erstattet — Korrektur nötig. Eine Rechnung, deren Bestellung nach dem Ausstellen an der Kasse erstattet wurde, ist markiert, bis Sie die Korrektur ausstellen — siehe Rechnungskorrekturen.
• Die PDF-Vorschau ist keine Rechnung. Bevor KSeF die Rechnung annimmt, steht oben im PDF, dass es keine Rechnung ist, und es hat weder KSeF-Nummer noch QR-Code. Geben Sie es dem Käufer nicht als Rechnung. In Test und Demo sagt jede Seite, dass es ein Testdokument ist.
• Ein Testdokument löschen. Ein Dokument aus Test oder Demo, das KSeF nie erreicht hat und keine Korrekturen hat, löschen Sie mit Testdokument löschen; seine Bestellungen können danach erneut abgerechnet werden. Eine Produktionsrechnung lässt sich nie löschen — sie wird korrigiert.
• Erneut Senden und Löschen brauchen das Recht Rechnungen verwalten.

FAQ

Q: Eine Rechnung zeigt „Handlungsbedarf“. Was tun?
A: Öffnen Sie sie — das Feld oben erklärt den Grund. Fehlt die KSeF-Anmeldung oder ist sie abgelaufen, speichern Sie in der Konfiguration eine neue; zurückgehaltene Rechnungen werden dann automatisch gesendet. Sonst beheben Sie die Ursache und tippen auf Erneut senden.

Q: Warum steht im PDF, dass es keine Rechnung ist?
A: Es ist eine Vorschau: KSeF hat die Rechnung noch nicht angenommen, sie hat also keine KSeF-Nummer. Warten Sie, bis der Status In KSeF lautet, und laden Sie es erneut herunter.

Q: Kann eine Rechnung zweimal in KSeF landen, wenn die Verbindung abbricht?
A: Nein. Ist unklar, ob KSeF eine Rechnung erhalten hat, fragt POSolid bei KSeF nach, bevor es sie erneut sendet, und erkennt eine Rechnung, die schon dort ist.

Q: KSeF hat eine Rechnung abgelehnt. Kann ich sie berichtigen?
A: Eine abgelehnte Rechnung lässt sich nicht ändern. Lesen Sie den Grund von KSeF auf der Rechnungsseite und klären Sie das Ersatzdokument mit Ihrer Buchhaltung.