Kaffeebar

Kasseneinrichtung und Konfiguration für eine Kaffeebar. Vom leeren Konto bis zum Morgenandrang: eine schnelle Theke, Stammgäste und gerade genug Tischservice.

Wozu diese Anleitung dient

Eine Kaffeebar liegt zwischen Kaffeestand und Café: Man bestellt an der Theke, aber viele bleiben. Der Vormittag ist eine Schlange, der Nachmittag sind Laptops und Nachschenken, und dieselben Gesichter kommen mehrmals die Woche wieder. Diese Anleitung richtet POSolid für beide Hälften ein — eine Theke, die schnell genug für den Andrang ist, und gerade so viel Tischbewusstsein, dass Sie die bedienen können, die sich gesetzt haben.

Kurzfassung: Bauen Sie zuerst für die Morgenschlange und ergänzen Sie dann gerade genug Tischhandhabung für die, die bleiben.

Was Sie brauchen

Ding	Wozu	Hinweise
Kassengerät	Ihre Theke — nimmt Bestellung und Zahlung auf	Ein Tablet an der Kasse. Netzstrom, festes Internet, nichts Exotisches nötig.
Internet + WLAN-Router	POSolid ist eine Cloud-Anwendung und braucht während des Service eine Verbindung	Bieten Sie Gäste-WLAN an — und eine Kaffeebar tut das meist —, halten Sie Kasse und Drucker im Mitarbeiternetz.
Fiskaldrucker — je nach Land	in manchen Ländern gesetzlich vorgeschrieben zur Aufzeichnung der Umsätze	In Polen: Posnet, Novitus oder Elzab. Siehe Unterstützte Fiskaldrucker oder Fiskaldrucker in anderen Ländern. In Deutschland bietet POSolid derzeit keine TSE-Anbindung.
Kartenterminal	Kaffee wird meist mit Karte oder Handy gezahlt	Von Ihrem Zahlungsdienstleister, arbeitet eigenständig. Sie halten fest, welche Art genutzt wurde, damit die Einnahmen aufgehen.
Optional: Bildschirm für die Abholtafel	damit Gäste, die sich gesetzt haben, wissen, dass ihr Getränk fertig ist	Jeder Fernseher oder Monitor mit Browser — siehe Anzeigetafel.
Optional: zweites Gerät	eine zweite Person an der Maschine im Andrang	Jedes Gerät mit Browser und einer Personal-PIN. Beide sehen dieselben Bestellungen.
Optional: Küchendrucker oder -bildschirm	wenn Sie Belegtes, Kuchen oder Brunch auf Bestellung machen	Nicht nötig, wenn alles vorgefertigt ist und an der Theke übergeben wird.

„Optional" heißt Ihre Wahl — kein Verkaufsargument. Jede optionale Zeile oben ist Technik, die Sie wollen können oder nicht; nichts davon schaltet in POSolid etwas frei. Jede in dieser Anleitung genannte Funktion ist vom ersten Tag an in Ihrem Abonnement enthalten, ohne Aufpreis je Gerät oder Funktion. Geld geben Sie allenfalls für die Geräte selbst aus.

Wie alles zusammenhängt

Ein Router, mit getrenntem Gästenetz:

Router (Breitband + WLAN)  --( Internet )-----------> POSolid
Kasse, Abholbildschirm     --( Mitarbeiter-WLAN )---> Router
Gäste-WLAN                 --( isoliert )----------> nur Gäste

Jedes Gerät erreicht POSolid über das Internet. Kasse und Abholbildschirm betreiben POSolid im Browser.
Der Druck-Agent läuft auf der Kasse, und nur, wenn Sie drucken. Er baut nur ausgehende Verbindungen auf, der Router braucht also keine Konfiguration.
Stellen Sie Kasse und Drucker nie ins Gäste-WLAN. Gästenetze isolieren Geräte, und das bricht das Drucken still.

Erste Schritte

Organisation anlegen — siehe Konto anlegen. Setzen Sie Land, Währung und, in Polen, Ihre Steuereinstellungen.
Karte aufbauen unter Speisekarte → Katalog: Getränke mit Varianten für die Größe, eine Modifikatorgruppe für Milch mit markiertem Standard und Ihre Speisen als einfache Artikel — siehe Modifikatoren.
Servicemodell entscheiden — Übergabe an der Theke oder Servieren an die Tische. Setzen Sie Tisch zuweisen und Zahlung vor Annahme der Bestellung verlangen passend dazu, wie oben beschrieben.
Druck-Agent installieren auf der Kasse, falls Sie drucken, und den Fiskaldrucker hinzufügen, wo erforderlich — siehe Drucken.
Kundenkarte einrichten, bevor Sie öffnen — siehe Rabatte.
Personal anlegen mit PINs, damit die Person an der Maschine eintippen kann, ohne sich abzumelden — siehe Schnellzugriff per PIN.
Abholtafel aufhängen auf einem Bildschirm, wenn Gäste abseits der Theke warten.
Probelauf: ein großer Hafer-Latte und ein Kuchen, mit Karte bezahlt, mit angewandter Kundenkarte. Dann in die Berichte sehen.

Stammgäste: die Funktion, die sich selbst bezahlt

Die Wirtschaftlichkeit einer Kaffeebar ist ungewöhnlich — ein großer Teil Ihres Umsatzes kommt von wenigen Menschen, die mehrmals die Woche da sind. Das macht zwei Funktionen hier wertvoller als in jedem anderen Format.

Kundenkarten. Eine Karte ist im Abonnement enthalten, es bleibt also nur die Entscheidung, was Sie abgeben: jeder zehnte Kaffee, ein Prozentsatz, ein Rabatt nur auf Getränke. Karten lassen sich auf Kategorien begrenzen, sodass „10 % auf Getränke" nicht stillschweigend auch den Kuchen vergünstigt. Siehe Rabatte.

Den eigenen Andrang kennen. Der stundengenaue Umsatzbericht zeigt fast immer eine schärfere Spitze, als Inhaber erwarten — oft vierzig Minuten statt des ganzen Vormittags. Besetzen Sie dieses Fenster richtig, und der Rest des Tages regelt sich selbst.

Dann kommt die Sitzhälfte dazu. Bestellen Gäste an der Theke und setzen sich, haben Sie die Wahl. Lassen Sie die Tischzuweisung aus und übergeben Sie alles an der Theke, mit der Abholtafel zum Zurückrufen — am einfachsten und für die meisten Kaffeebars richtig. Oder schalten Sie die Tischzuweisung an, wenn Sie an die Tische servieren; dann schalten Sie auch Zahlung-zuerst aus, damit eine Rechnung offen bleiben kann. Machen Sie nicht beides halb: Wählen Sie das Modell, das zur tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams passt.

Empfohlene Ausstattung

Minimum — nur Theke

Kasse, Kartenterminal, Fiskaldrucker wo erforderlich. Größe als Varianten, Milch als eine Modifikatorgruppe, alles an der Theke übergeben.

Empfohlen — Stammgäste und Andrang

Ergänzen Sie eine Kundenkarte, Personal-PINs und die Abholtafel, damit Leute, die sich gesetzt haben, nicht zur Theke starren. Ein zweites Gerät, wenn Sie zu zweit die Spitze bedienen.

Voll — Speisen und Tischservice

Schalten Sie Tisch zuweisen ein und Zahlung-zuerst aus, damit Rechnungen offen bleiben, ergänzen Sie einen Küchenbildschirm oder -drucker für auf Bestellung gemachte Speisen, Arbeitsschichten für die frühen Starts und ein QR-Menü, wenn Gäste vor dem Bestellen stöbern.

Wichtig zu wissen

Größe ist eine Variante, Milch ein Modifikator. Das verkehrt herum zu machen ist der übliche Grund, warum sich eine Kaffeekarte langsam anfühlt.
Markieren Sie eine Standardmilch. Das spart bei den meisten Bestellungen einen Tipper.
Wählen Sie ein Servicemodell und bleiben Sie dabei. Thekenübergabe oder Tischservice — halb und halb ist das, was das Personal verwirrt.
Bleiben Rechnungen offen, muss Zahlung-zuerst aus sein. Sonst lässt sich eine Bestellung erst nach der Zahlung annehmen.
Treue ist hier mehr wert als überall sonst außer an einem Kaffeestand. Ihre Kundschaft ist per Definition Stammkundschaft.
Halten Sie die Kasse aus dem Gäste-WLAN heraus. Das ist der häufigste selbst verursachte Druckfehler in einer Kaffeebar.
Polen: Der Fiskaldrucker ist nicht optional, und der Tagesbericht muss gedruckt werden, um den Fiskaltag abzuschließen.

Häufige Fragen

Q: Soll ich die Tischzuweisung einschalten?
A: Nur, wenn Sie Speisen oder Getränke an die Tische bringen. Wird alles an der Theke abgeholt, lassen Sie sie aus — sonst ist es ein zusätzlicher Tipper je Bestellung ohne Nutzen.

Q: Gäste setzen sich und wollen einen zweiten Kaffee auf dieselbe Rechnung.
A: Dafür braucht es Tisch zuweisen an und Zahlung-zuerst aus, damit die Rechnung offen bleibt, bis sie gehen.

Q: Kann ein Treuerabatt für Getränke gelten, aber nicht für Kuchen?
A: Ja — eine Kundenkarte lässt sich auf bestimmte Kategorien begrenzen. Siehe Rabatte.

Q: Brauche ich einen Küchenbildschirm?
A: Nur, wenn Speisen auf Bestellung gemacht werden. Vorgefertigter Kuchen, der an der Theke übergeben wird, braucht gar keine Zubereitungsstation.

Q: Warum funktionierte das Drucken nach einem WLAN-Wechsel nicht mehr?
A: Ziemlich sicher sind Kasse oder Drucker im Gästenetz gelandet, das Geräte isoliert. Bringen Sie beide zurück ins Mitarbeiternetz.

Q: Zwei Baristas in der Spitze — kostet das mehr?
A: Nein. Zusätzliche Benutzer und Geräte sind enthalten; legen Sie die zweite Person unter Personal & Rollen mit einer PIN an.