Lager

Wozu es dient

Das Lager verfolgt die Ware, die Ihre Küche vorhält — wie viel Sie haben, was sie gekostet hat und aus welcher Lieferung sie stammt. Sie erfassen Lieferungen bei der Ankunft, buchen Verbrauchtes und Verdorbenes ab und zählen das Regal, wann immer Sie das System gegen die Wirklichkeit prüfen wollen. Jede Änderung bleibt in einer Historie nachvollziehbar, und weil jede Lieferung eigenständig bewertet wird, entspricht der Wert Ihres Bestands dem, was Sie tatsächlich bezahlt haben, und keinem Durchschnitt.

Erste Schritte

1. Eine Administratorin schaltet das Lager für Ihren Betrieb unter Einstellungen → Funktionszugriff frei, falls noch nicht geschehen. Danach erscheint Lager im Seitenmenü mit Bestand, Produkte, Lieferanten, Bewegungen, Lieferungen, Inventur, Bedarfsplanung und Konfiguration.
2. Öffnen Sie Lieferanten und legen Sie an, bei wem Sie einkaufen — Name, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Steuernummer, Anschrift. Sie können das überspringen und später nachholen, aber erfasste Lieferanten machen Lieferungen leichter nachvollziehbar.
3. Öffnen Sie Produkte und legen Sie jede Ware an, die Sie verfolgen wollen: einen Namen (etwa „Karotte"), optional eine Artikelnummer und die Einheit, in der gezählt wird. Optional setzen Sie einen Mindestbestand, eine Haltbarkeit in Tagen und einen Standardlieferanten.
4. Öffnen Sie Bestand und tippen Sie auf Annehmen, um Ihre erste Lieferung zu buchen: Produkt wählen, Menge und Preis je Einheit eintragen und optional Verfallsdatum, Chargennummer und Lieferscheinnummer. Lassen Sie die Chargennummer leer, wird eine erzeugt.
5. Nutzen Sie Verbrauchen für Ware, die in der Küche verwendet wird, und Abschreiben für verlorene Ware — abgelaufen, beschädigt, verschüttet oder bei der Zubereitung verdorben. Beides finden Sie in der Werkzeugleiste und in der Zeile jedes Produkts.
6. Öffnen Sie jederzeit Bewegungen, um die vollständige Historie zu sehen: was herein- und was hinausging, wann, durch wen und zu welchem Preis.
7. Wollen Sie das System gegen das Regal prüfen, öffnen Sie Inventur, tippen auf Zählung starten, tragen das Gezählte ein und tippen auf Zählung abschließen.
8. Öffnen Sie Lieferungen, um jeden Wareneingang so zu sehen, wie er angekommen ist — eine Zeile je Lieferung statt je Produkt — und öffnen Sie eine, um ihre Positionen, deren Kosten und den Restbestand zu sehen.
9. Öffnen Sie Fehlmengen, wenn etwas verkauft wurde, das der Bestand nicht decken konnte. Tippen Sie eine Zeile an, um festzuhalten, was passiert ist, und sie als geprüft zu markieren. Normalerweise sollte die Liste leer sein.

Wichtig zu wissen

• Jede Lieferung ist eine eigene Charge, und die älteste geht immer zuerst. Klappen Sie auf der Bestandsseite die Zeile eines Produkts auf, um seine offenen Chargen genau in der Reihenfolge zu sehen, in der entnommen wird, mit Restmenge, Stückkosten und Wert je Charge.
• Kosten sind exakt, nicht gemittelt. Verbrauchen Sie 12 kg, die über eine Lieferung zu 4,00 und eine zu 4,50 reichen, erfasst die Historie beide Teile getrennt zu ihrem eigenen Preis. Genau das macht Ihre Wareneinsatzzahlen belastbar.
• Ein Produkt wird in einer Einheit gezählt, Sie können aber in jeder Einheit arbeiten, die dasselbe misst. In Kilogramm annehmen und in Gramm verbrauchen — das System rechnet um. Einheiten, die Verschiedenes messen, bleiben getrennt: Stück und Portionen sind nie austauschbar, weil es keine richtige Umrechnung gibt. In den Auswahllisten erscheinen nur kompatible Einheiten.
• Bleibt die Einheitenliste eines Produkts leer und die Einheit gilt als veraltet, wurde die ursprünglich gesetzte Einheit später in den Einheiteneinstellungen der Speisekarte geändert oder entfernt, sodass derzeit nichts dazu passt. Die Reparatur besteht darin, die Einheit des Produkts richtigzustellen, was die Person übernehmen muss, die Ihren Katalog pflegt — bereits erfasste Mengen müssen dabei unter Umständen umgerechnet werden; das sollte man nicht allein tun.
• Die Einheiten selbst werden in der Speisekarte eingerichtet, nicht im Lager — siehe Konfiguration unter Speisekarte. Sie können die eingebauten Einheiten in Ihre Sprache umbenennen und eigene ergänzen, jede als Vielfaches einer anderen definiert.
• Die Bestandshistorie wird nie bearbeitet. Eine Korrektur ist ein neuer Eintrag, keine Änderung an einem alten, sodass das Journal immer zu dem passt, was Sie haben. Nichts, was Sie erfassen, verschwindet später.
• Setzen Sie einen Mindestbestand, um ein Kennzeichen „Niedrig" zu erhalten. Die Bestandsseite hat den Filter Nur unter Mindestbestand, sodass Sie alles Nachzubestellende auf einen Blick sehen.
• Die Haltbarkeit füllt das Verfallsdatum vor. Hat ein Produkt 5 Tage Haltbarkeit, schlägt das Annahmeformular ein Datum in fünf Tagen vor — überschreiben können Sie es immer.
• Die Bestandsseite färbt Haltbarkeitsprobleme ein, damit sie auffallen. Eine ganze Zeile wird rot, sobald das Verfallsdatum vorbei ist — der heutige Tag zählt nicht, eine heute datierte Charge ist noch gut. Gelb wird eine Zeile, wenn sie länger liegt als die Haltbarkeit des Produkts, unabhängig vom Verfallsdatum — das heißt nicht, dass etwas verdorben ist, nur dass ein Blick lohnt, deshalb gelb und nicht rot. Trifft beides zu, erscheint Rot als das Ernstere. Die Farbe zeigt sich in der Produktzeile und in der aufgeklappten Liste an der Charge selbst. Benachrichtigt wird niemand — Sie müssen die Seite öffnen.
• Eine Inventur ändert nichts, bis Sie sie abschließen. Sie können eine Zählung beginnen, über eine Stunde hinweg Zahlen eintragen und sie abbrechen — der Bestand bleibt unberührt, und in der Historie erscheint nichts. Es kann immer nur eine Zählung offen sein.
• Ein leer gelassenes Produkt wird übersprungen; eine gezählte Null ist ein Befund. Eine leere Zeile heißt „habe ich nicht gezählt" und bleibt unangetastet. Eine 0 heißt „nichts mehr da" und bucht eine Korrektur. Mit Zählung zurücksetzen machen Sie eine Zeile wieder ungezählt.
• Gemessen wird eine Zählung am Bestand im Moment des Abschlusses, nicht beim Beginn. Wird währenddessen eine Lieferung gebucht, berücksichtigt die Korrektur sie, und die Zeile wird in den Details der Zählung hervorgehoben, sodass Sie sehen, warum sich Zahlen verschoben haben.
• Ein durch die Zählung gefundener Überschuss wird mit den zuletzt bekannten Kosten des Produkts bewertet, oder mit null, wenn es nie gekauft wurde. Bestand, der ohne Lieferung auftaucht, hat keinen eigenen Preis, und einen zu erfinden würde den Wert Ihres Bestands zu hoch ausweisen.
• Eine Fehlmenge heißt, dass jemand etwas verkauft hat, das der Bestand nicht decken konnte. Sie wird erfasst, wann immer eine Kassenkraft über die Warnung hinweggegangen ist. Jede Zeile nennt Produkt, benötigte Menge, vorhandene Menge und Differenz. Die Liste sollte kurz sein — jeder Eintrag lohnt das Lesen, denn er heißt, dass irgendwo ein Rezept, eine Lieferung oder eine Zählung nicht stimmt.
• Eine Fehlmenge als geprüft zu markieren ändert keinen Bestand. Beim Erfassen der Zeile hat sich nichts bewegt, es gibt also nichts umzukehren; es räumt die Zeile nur aus dem Weg. Um zu korrigieren, was tatsächlich im Regal liegt, führen Sie eine Inventur durch. Ein Tippen auf eine offene Zeile öffnet ein kleines Fenster, in dem Sie vor dem Bestätigen notieren können, was geschehen ist — die Lieferung wurde falsch gezählt, das Rezept stimmte nicht, Ware tauchte anderswo auf; die Notiz ist optional und bleibt bei der Zeile für alle, die später hinsehen. Geprüfte Zeilen bleiben hinter Erledigte anzeigen sichtbar — sie sind Historie, kein Ballast — und sind nicht mehr anklickbar, weil es nichts mehr zu tun gibt.
• Berechtigungen sind je Bereich getrennt. Ein Betrieb kann einem Koch das Abschreiben von Schwund erlauben, ohne ihn Produkte bearbeiten zu lassen, oder einer Führungskraft Zählungen ohne Zugriff auf Lieferanten geben. Wer das Lager sehen, aber nicht verwalten darf, sieht die Aktionsschaltflächen schlicht nicht.
• Sie können nicht mehr abschreiben oder verbrauchen, als tatsächlich da ist. Tippen Sie eine größere Menge ein, senkt sich das Feld auf den echten Bestand — verstehen Sie es als Kurzform für „alles davon" und nicht als Fehler.
• Die Seite Bewegungen öffnet mit dem laufenden Monat, nicht der gesamten Historie. Ändern Sie das mit derselben Zeitraumauswahl wie in den Berichten — schnelle Wahlmöglichkeiten wie Diese Woche oder Letzter Monat oder eigene Daten von/bis — und die Liste aktualisiert sich an Ort und Stelle.
• Beim Zählen gibt es neben der Eingabe auch Schaltflächen +1/−1. Mehrfaches Tippen schickt nicht für jeden Tipper eine Anfrage — es wartet kurz nach dem letzten und speichert einmal, sodass Zählung und angezeigte Differenz sofort stimmen, während nur ein Speichervorgang zum Server geht.
• Lieferungen werden danach gruppiert, was tatsächlich ankam, nicht danach, wie oft Sie gebucht haben. Die Bewegungshistorie listet eine Zeile je Produkt, was zum Verfolgen einer einzelnen Zutat richtig und zum Prüfen einer Lieferantenrechnung falsch ist. Die Seite Lieferungen führt das wieder zu einer Zeile zusammen: Datum, Lieferant, Lieferschein, Anzahl Positionen, Kosten und wie viel davon noch im Regal liegt. Wird dieselbe Rechnung in mehreren Durchgängen gebucht — jetzt die Kühlware, später die Trockenware —, hält dieselbe Lieferscheinnummer beide Male alles in einer Zeile zusammen. Öffnen Sie die Zeile, um jede Position zu sehen, wie oft auch gebucht wurde.
• Erfassen Sie beim Annehmen die Lieferscheinnummer des Lieferanten. Sie erscheint auf der Seite Lieferungen, an der Charge und bei jeder Bewegung, die aus diesem Bestand entnimmt — so wissen Sie Monate später, über welche Rechnung eine Warenpartie kam. Auf der Seite Lieferungen können Sie auch danach suchen.
• Rezepte verbinden das Lager mit Ihrer Speisekarte, sodass der Verkauf eines Gerichts seine Zutaten automatisch abbucht. Siehe Rezepte.
• Die Zutatenkosten eines Rezepts bestimmen außerdem, was ein Gericht kostet und ob sein Preis stimmt — siehe Wareneinsatz.
• Was der Bestand über einen Zeitraum im Verkauf tatsächlich gekostet hat — Wareneinsatz, Schwund, Rückerstattungen und Rohertragsmarge, je Artikel und je Produkt — ist ein eigener Bericht. Siehe Bericht: Kosten.

Häufige Fragen

Q: Muss ich jede Zutat verfolgen?
A: Nein. Verfolgen Sie, was sich lohnt — teure Ware, Dinge, die im ungünstigsten Moment ausgehen, alles, wofür Sie Wareneinsatzzahlen wollen. Nicht angelegte Produkte werden schlicht nicht verfolgt, und der Rest des Systems arbeitet wie zuvor.

Q: Warum kann ich für dieses Produkt keine Gramm wählen?
A: Die Einheitenauswahl bietet nur Einheiten an, die dasselbe messen wie das Produkt. Wird es in Stück gezählt, erscheinen keine Gramm, weil es keine feste Umrechnung zwischen Stück und Gramm gibt. Zwischen Einheiten derselben Art — Kilogramm zu Gramm — können Sie jederzeit wechseln, ohne dass der Bestand betroffen ist. Ein Wechsel auf eine ganz andere Messart ist etwas anderes: Bringen Sie den Bestand zuerst auf null, ändern Sie dann die Einheit und nehmen Sie neu an, sonst wird die vorhandene Menge unter der neuen Messart neu gedeutet.

Q: Die Einheitenliste meines Produkts ist leer und sagt, die Einheit sei veraltet. Was tun?
A: Die ursprünglich gesetzte Einheit wurde seither in den Einheiteneinstellungen der Speisekarte geändert oder entfernt, sodass es derzeit nichts zum Abgleich gibt. Bitten Sie die Person, die Ihren Katalog pflegt, die Einheit richtigzustellen. Das sollte man nicht allein tun: Hält das Produkt bereits Bestand, kann sich die Skala der Einheit verschoben haben — etwa Kilogramm neu als Gramm definiert —, und die erfassten Mengen müssen im selben Schritt umgerechnet werden, sonst stehen sie danach falsch da.

Q: Ich habe bei einer Lieferung die falsche Menge eingetragen. Kann ich sie bearbeiten?
A: Die Bestandshistorie lässt sich bewusst nicht bearbeiten — sie ist die Aufzeichnung dessen, was geschah. Korrigieren Sie, indem Sie die Differenz abschreiben oder eine Inventur mit dem wahren Wert durchführen. So bleibt die Korrektur in der Historie sichtbar statt verdeckt.

Q: Worin unterscheiden sich Verbrauchen und Abschreiben?
A: Verbrauchen ist bestimmungsgemäß genutzte Ware — gekocht, serviert, verkauft. Abschreiben ist verlorene Ware: abgelaufen, beschädigt, verschüttet oder bei der Zubereitung verdorben. Die Trennung zeigt Ihnen, wie viel Sie verlieren und warum, statt es im normalen Verbrauch verschwinden zu lassen.

Q: Was bedeutet eine rote oder gelbe Zeile auf der Bestandsseite?
A: Rot heißt, das Verfallsdatum ist vorbei — der heutige Tag gilt noch nicht als abgelaufen. Gelb bedeutet etwas anderes: Die Charge liegt länger als die Haltbarkeit des Produkts, ob mit oder ohne Verfallsdatum, ein Blick lohnt also, auch wenn streng genommen nichts abgelaufen ist. Trifft beides zu, sehen Sie Rot als das Ernstere. Keine der Farben entfernt Bestand oder blockiert einen Verkauf — sie sind ein Hinweis zum Handeln, keine automatische Abschreibung.

Q: Was bedeutet das Kennzeichen „Niedrig"?
A: Das Produkt hat den für es gesetzten Mindestbestand erreicht oder unterschritten. Setzen Sie Mindestbestände am Produkt und nutzen Sie auf der Bestandsseite den Filter Nur unter Mindestbestand als Nachbestellliste.

Q: Können zwei Personen dieselbe Inventur zählen?
A: Ja — eine Zählung ist gemeinsam, mehrere Personen können gleichzeitig Werte für verschiedene Produkte eintragen. Es kann immer nur eine Zählung offen sein, damit nicht zwei widersprüchliche Korrekturen entstehen.

Q: Während des Zählens kam eine Lieferung. Hat das die Zählung verdorben?
A: Nein. Die Korrektur wird am Bestand im Moment des Abschlusses gemessen, die Lieferung ist also berücksichtigt. Zeilen, die sich nach Zählbeginn bewegt haben, werden beim Öffnen der abgeschlossenen Zählung hervorgehoben.

Q: Ich habe ein Produkt falsch gezählt. Kann ich das rückgängig machen?
A: Vor dem Abschluss ja — tippen Sie es neu ein oder setzen Sie die Zeile mit Zählung zurücksetzen auf ungezählt. Nach dem Abschluss stehen die Korrekturen in der Historie und lassen sich nicht entfernen; korrigieren Sie mit einer weiteren Zählung oder einer Abschreibung.

Q: Warum ist mein Bestand weniger wert, als ich bezahlt habe?
A: Der Wert ist die Summe dessen, was in jeder offenen Charge zu deren eigenem Preis übrig ist. Ist die günstigere Lieferung noch unangetastet und die teure aufgebraucht, spiegelt der Restwert den günstigeren Preis — was richtig ist, denn das ist es, was übrig ist.

Q: Wer sieht die Kostenwerte?
A: Wer das Lager sehen darf, sieht heute Bestandswerte und Kosten. Sollen Preise vor dem Servicepersonal verborgen bleiben, vergeben Sie die Leseberechtigung fürs Lager nicht.

Q: Wo sehe ich, was der Bestand über einen Zeitraum im Verkauf gekostet hat?
A: Im Bericht: Kosten unter Berichte. Er ist aus dem Lager ausgezogen, liest aber weiterhin dessen Zahlen — Wareneinsatz, Schwund und, wo ein Gericht Rezept und zugeordneten Verkauf hat, die Rohertragsmarge, je Artikel und je Produkt.

Q: Was tue ich bei einer Fehlmenge?
A: Behandeln Sie sie als Frage, nicht als Aufgabe. Sie heißt: Das Rezept verlangt mehr als gedacht, eine Lieferung wurde nicht gebucht, oder eine Zählung stimmt nicht. Klären Sie, was davon zutrifft, führen Sie bei Abweichung zwischen Regal und System eine Inventur durch und markieren Sie die Zeile dann als geprüft.

Q: Ich habe eine Fehlmenge als geprüft markiert. Hat das meinen Bestand korrigiert?
A: Nein, und das soll es auch nicht. Beim Erfassen der Fehlmenge hat sich nichts bewegt, es gibt also nichts umzukehren. Was tatsächlich da ist, korrigiert eine Inventur.

Q: Kann ich beim Markieren erklären, warum eine Fehlmenge entstand?
A: Ja — ein Tippen auf eine offene Zeile öffnet vor dem Bestätigen ein Fenster mit einem optionalen Notizfeld. Es ist für alles da, was späteren Lesern hilft: Lieferung falsch gezählt, Rezept brauchte mehr als erwartet, Ware anderswo gefunden. Es leer zu lassen ist ebenfalls in Ordnung.

Q: Ich habe bei Verbrauchen oder Abschreiben eine größere Menge eingetippt, als vorhanden ist. Was ist passiert?
A: Das Feld hat die Zahl auf den tatsächlichen Bestand gesenkt. Mehr entnehmen, als es gibt, ist nicht möglich, deshalb gilt eine zu große Menge als „alles davon" statt als Fehler.

Q: Warum zeigt Bewegungen standardmäßig nur diesen Monat?
A: Das Journal wächst mit der Zeit, und die meisten Fragen daran betreffen die jüngste Aktivität. Ändern Sie den Zeitraum oben — eine andere Schnellwahl oder eigene Daten — und es bleibt so, bis Sie es wieder ändern.

Q: Bucht der Verkauf eines Gerichts seine Zutaten automatisch ab?
A: Ja, sobald das Gericht ein Rezept hat. Ohne Rezept wird beim Verkauf nichts abgebucht, und Sie erfassen den Verbrauch selbst. Siehe Rezepte.

Q: Ich habe eine Lieferung gebucht. Wo sehe ich sie?
A: Unter Lieferungen, oben in der Liste — sie ist die neueste. Außerdem steigt der Bestand auf der Bestandsseite mit einer neuen Charge unter der Produktzeile, und unter Bewegungen entsteht je Produkt ein Eintrag „Zugang". Die drei beantworten verschiedene Fragen: Lieferungen ist die Rechnung, Bestand ist, was Sie jetzt haben, und Bewegungen ist die Nachvollziehbarkeit.

Q: Worin unterscheiden sich Lieferung und Charge?
A: Eine Lieferung ist eine Ankunft; eine Charge ist ein Produkt darin. Ein Transporter mit elf Dingen ist eine Lieferung und elf Chargen, jede mit eigenem Preis und eigenem Verfallsdatum, weil Bestand Charge für Charge von der ältesten her verbraucht wird.

Q: Wie finde ich die Lieferung zu einer Lieferantenrechnung?
A: Suchen Sie auf der Seite Lieferungen nach der Lieferscheinnummer oder dem Namen des Lieferanten und grenzen Sie bei Bedarf den Zeitraum ein. Wurde die Nummer bei der Annahme nicht erfasst, suchen Sie nach Lieferant und finden sie über Datum und Wert.

Q: Ich habe eine Rechnung in zwei Partien erhalten — erscheint sie als eine Lieferung oder als zwei?
A: Als eine, solange Sie beide Male denselben Lieferanten und dieselbe Lieferscheinnummer eintragen. Gruppiert wird nach Lieferant und Lieferschein, nicht danach, wie oft gebucht wurde. Bleibt die Nummer leer, erscheint jede Buchung als eigene Lieferung, weil nichts sie verbindet.