Lieferantenrechnungen aus KSeF

Wofür es da ist

Die Rechnungen, die Ihre Lieferanten an Ihre NIP ausstellen, landen in KSeF. POSolid holt sie nach Rechnungsverwaltung → Lieferantenrechnungen → Rechnungen aus KSeF, damit Sie die Ware direkt aus der E-Rechnung ins Lager buchen, Nicht-Ware beiseitelegen und Korrekturen der Lieferanten gegen die betroffene Lieferung buchen können.

Erste Schritte

1. Stellen Sie sicher, dass der Betrieb eine gültige NIP und eine KSeF-Anmeldung für die aktuelle Umgebung hat — siehe KSeF-Verbindung einrichten. Ohne sie gibt es nichts abzuholen.
2. Öffnen Sie Rechnungen aus KSeF. Neue Rechnungen werden stündlich geprüft; Aus KSeF laden prüft sofort. Die erste Prüfung reicht 30 Tage zurück.
3. Tippen Sie auf Positionen anzeigen, um eine Rechnung zu sehen — ihre Positionen werden beim ersten Öffnen aus KSeF heruntergeladen.
4. Bei einer Warenlieferung tippen Sie auf Ins Lager einbuchen. Der Wareneingang öffnet sich aus der Rechnung gefüllt: Prüfen Sie die Positionen, ordnen Sie sie Ihren Produkten zu (oder legen Sie den Lieferanten aus der Rechnung an) und speichern Sie.
5. Bei einer Rechnung, die keine Ware ist — Miete, Reparatur, Dienstleistung — tippen Sie auf Keine Ware. Wieder als neu macht das rückgängig.
6. Bei einer Korrektur des Lieferanten tippen Sie auf Korrektur buchen (siehe unten).
7. PDF herunterladen oder XML herunterladen gibt Ihnen die Rechnung zum Lesen, Drucken oder für die Buchhaltung.

Gut zu wissen

• Status: Neu (wartet auf Sie), Eingebucht (im Lager) und Keine Ware. Die Liste zeigt standardmäßig Neu.
• Eine Benachrichtigung informiert alle, die Ware einbuchen, wenn neue Lieferantenrechnungen eingehen. Sie verschwindet, wenn nichts mehr wartet.
• Doppelt-Prüfung. Wurde eine Lieferung mit derselben Nummer von diesem Lieferanten schon eingetippt oder gescannt, fragt POSolid zuerst: Dieselbe Lieferung — verknüpfen oder Andere Lieferung — buchen. Verknüpfen markiert die KSeF-Rechnung als eingebucht, ohne die Ware doppelt zu buchen.
• Eine Lieferantenkorrektur buchen:
  • Das geht nur, wenn die korrigierte Rechnung ins Lager gebucht wurde. Sonst gibt es nichts zu korrigieren — legen Sie die Korrektur als Keine Ware beiseite.
  • Weniger Ware ist eine Rücksendung: Sie geht zuerst aus der korrigierten Lieferung ab, dann aus Ihrem ältesten übrigen Bestand dieses Produkts.
  • Ein neuer Preis bewertet neu, was von dieser Lieferung übrig ist; bereits verbrauchte Ware behält den Preis, zu dem sie verbraucht wurde.
  • Mehr Ware als berechnet buchen Sie stattdessen im Wareneingang.
  • Eine Korrektur wird einmal gebucht: erneutes Tippen oder zwei Personen gleichzeitig können die Ware nicht doppelt zurückbuchen.
• KSeF-Grenzen. KSeF erlaubt nur eine begrenzte Zahl von Prüfungen und Downloads pro Stunde. Sind sie verbraucht, zeigt der Bildschirm, wann Sie es wieder versuchen können.
• Eine neue NIP startet eine neue Liste. An die alte NIP ausgestellte Rechnungen lassen sich mit der Anmeldung der neuen NIP nicht mehr herunterladen.
• Das PDF ist zum Lesen. Die Rechnung des Lieferanten selbst ist das XML in KSeF.
• Ansehen braucht das Recht Rechnungen ansehen; Einbuchen, Beiseitelegen und Korrekturen buchen das Recht für Lagerbewegungen. Das Register gibt es nur für Betriebe in Polen.

FAQ

Q: Ein Lieferant sagt, er hat eine Rechnung geschickt, aber sie ist nicht hier.
A: Tippen Sie auf Aus KSeF laden. Fehlt sie dann noch, prüfen Sie, ob sie an Ihre aktuelle NIP ausgestellt wurde und ob Ihre KSeF-Anmeldung für die genutzte Umgebung gespeichert ist.

Q: Ich habe die Ware von Hand eingebucht, bevor die E-Rechnung kam. Wird sie doppelt gebucht?
A: Nein — beim Tippen auf Ins Lager einbuchen findet POSolid die Lieferung mit derselben Nummer von diesem Lieferanten und bietet an, sie zu verknüpfen.

Q: Warum kann ich eine Korrektur nicht buchen?
A: Ihre ursprüngliche Rechnung wurde nie ins Lager gebucht, sie wurde schon gebucht oder beiseitegelegt, oder sie fügt nur Ware hinzu — die buchen Sie im Wareneingang.