KSeF-Verbindung einrichten

Wofür es da ist

Unter Rechnungsverwaltung → Konfiguration wählt ein Betrieb in Polen, in welche KSeF-Umgebung seine Rechnungen gehen, und speichert, wie sich POSolid in seinem Namen bei KSeF anmeldet — mit dem KSeF-Zertifikat des Betriebs. Eine Checkliste oben zeigt, was für die aktuelle Umgebung noch fehlt.

Erste Schritte

KSeF-Umgebung. Zu Beginn steht sie auf Test, wo Rechnungen keine rechtliche Wirkung haben — probieren Sie dort alles aus. Demo nutzt die echte NIP des Betriebs und ein echtes Zertifikat, die Rechnungsdaten sind aber fiktiv. Produktion ist für rechtsverbindliche Rechnungen; das Umstellen muss bestätigt werden.
Nummernkreise für diese Umgebung — siehe Rechnungen einrichten.
KSeF-Anmeldung. Speichern Sie unter KSeF-Verbindung, wie sich POSolid in dieser Umgebung bei KSeF anmeldet:
- Zertifikat (empfohlen) — laden Sie das Zertifikat (.crt) und den privaten Schlüssel (.key) hoch oder eine einzelne .pfx-Datei, mit dem Passwort. Das Passwort wird einmal zum Öffnen der Datei genutzt und nie gespeichert. Das Zertifikat beantragen Sie in der KSeF-Steuerzahler-Anwendung für Ihre NIP.
- Schnelleinrichtung für Test — in Test erstellt Testzertifikat erstellen mit einem Klick eines für Ihre NIP.
- KSeF-Token — wird noch bis zum 31. Dezember 2026 akzeptiert. Erzeugen Sie es in der KSeF-Anwendung mit dem Recht, Rechnungen für Ihre NIP auszustellen.
Klicken Sie auf Verbindung testen. „KSeF hat die Anmeldung akzeptiert.“ heißt: alles bereit.
Wenn Sie für echte Rechnungen bereit sind, stellen Sie auf Produktion um, legen dort die Nummernkreise an und speichern ein Produktionszertifikat.

Gut zu wissen

Jede Umgebung wird getrennt eingerichtet — mit eigenen Nummernkreisen und eigener KSeF-Anmeldung.
Die Anmeldung ist nur beschreibbar. Ein gespeichertes Zertifikat oder Token wird verschlüsselt abgelegt und nie wieder angezeigt — der Bildschirm zeigt nur die letzten Zeichen, den Inhaber des Zertifikats und das Ablaufdatum.
Erinnerungen vor dem Ablauf. 30, 14, 7, 3 und 1 Tag bevor die genutzte KSeF-Anmeldung aufhört zu funktionieren (Ablauf des Zertifikats oder eines Tokens Ende 2026), erhalten die Personen mit Rechnungen verwalten eine Benachrichtigung. Sie verschwindet, sobald eine neue Anmeldung gespeichert ist.
Ohne Anmeldung geht nichts verloren. Rechnungen warten in der Warteschlange und werden automatisch gesendet, sobald ein funktionierendes Zertifikat oder Token gespeichert ist.
Das Entfernen der Anmeldung stoppt das Senden in dieser Umgebung; Rechnungen warten auf eine neue.
Umgebung und Anmeldung ändern nur Personen mit dem Recht Rechnungen verwalten.

FAQ

Q: Was soll ich nutzen, ein Token oder ein Zertifikat?
A: Ein Zertifikat. Tokens funktionieren ab dem 31. Dezember 2026 nicht mehr; ab dem 1. Januar 2027 akzeptiert KSeF nur Zertifikate.

Q: Der Verbindungstest schlägt fehl. Was prüfe ich?
A: Ob das Zertifikat oder Token für dieselbe NIP ausgestellt wurde wie in den Organisationseinstellungen, ob es das Recht zum Ausstellen von Rechnungen hat und ob es für die getestete Umgebung gespeichert wurde.

Q: Funktioniert das Testzertifikat in der Produktion?
A: Nein. Demo und Produktion akzeptieren nur ein echtes, für Ihre NIP ausgestelltes Zertifikat.