Dienstplanung

Wozu sie dient

Mit der Dienstplanung baut eine Führungskraft den Arbeitsplan im Voraus. Sie legen auf einer visuellen Zeitachse (einem Gantt-Diagramm) fest, wer an welchem Tag zwischen welchen Uhrzeiten arbeitet. Sie können nach Monat planen oder in einen einzelnen Tag hineinzoomen, Urlaub beantragen und genehmigen und den Plan anhand Ihrer Besetzungsregeln automatisch erzeugen lassen.

Erste Schritte

1. Öffnen Sie Personal → Planung.
2. Wählen Sie Monat für den ganzen Monat oder Tag für einen einzelnen Tag.
3. Tippen (oder klicken) Sie zweimal auf eine freie Stelle in der Zeile einer Person, um eine geplante Schicht anzulegen, und setzen Sie Beginn und Ende.
4. Ziehen Sie eine Schicht, um sie zu verschieben, oder klicken Sie sie an, um sie zu bearbeiten oder zu löschen.
5. Um den Plan automatisch zu füllen, nutzen Sie Plan erzeugen — es verteilt Schichten anhand Ihrer Besetzungsregeln. Plan leeren räumt einen Monat, um von vorn zu beginnen.

Den Planer einrichten

Bevor Sie automatisch erzeugen, richten Sie den Planer unter Personal → Konfiguration ein. Er besteht aus zwei Teilen: den Rahmenbedingungen, die jeder Plan einhalten muss, und den Besetzungsregeln, die sagen, wie viele Personen Sie brauchen. Beide nutzt Plan erzeugen.

Rahmenbedingungen der Dienstplanung

Diese betriebsweiten Grenzen hält die automatische Planung ein; bei manuellen Änderungen werden sie geprüft. Setzen Sie, was für Sie zählt:

• Höchststunden je Woche / Höchststunden je Monat — wie viel eine Person in einer Kalenderwoche bzw. einem Kalendermonat höchstens eingeplant werden darf.
• Höchstzahl Tage am Stück — wie viele Tage jemand ohne freien Tag hintereinander arbeiten darf.
• Mindestfreie Tage je Woche / je Monat — die Ruhetage, die jede Person mindestens bekommen muss.
• Standard-Schichtdauer — die übliche Schichtlänge, mit der der Planer erzeugt.
• Mindest-Schichtdauer / Höchst-Schichtdauer — wie kurz und wie lang eine einzelne Schicht sein darf.
• Mindestruhe zwischen Schichten — der kleinste Abstand zwischen dem Ende einer Schicht und dem Beginn der nächsten.
• Schichtüberlappung — wie viele Stunden Überlappung zwischen aufeinanderfolgenden Schichten Sie zulassen. 0 bedeutet nahtlos anschließende Schichten ohne Übergabezeit; ein höherer Wert lässt eine Schicht beginnen, bevor die vorherige endet.

Besetzungsregeln

Eine Besetzungsregel sagt dem Planer, wie viele Personen Sie wann brauchen. Jede Regel besteht aus einer Rolle, einem oder mehreren Wochentagen, einem Zeitfenster mit Beginn und Ende und einer Mindestzahl an Personen im Dienst.

So legen Sie eine an:

1. Öffnen Sie unter Personal → Konfiguration den Abschnitt Besetzungsregeln und klicken Sie auf Regel hinzufügen.
2. Wählen Sie die Rolle (etwa Koch oder Service).
3. Tippen Sie die Tage an, für die die Regel gilt — einen oder mehrere.
4. Setzen Sie Beginn und Ende des Fensters.
5. Tragen Sie die Mindestbesetzung für dieses Fenster ein.
6. Speichern Sie. Die Regel erscheint in der Liste mit einem Ein/Aus-Schalter.

• Nur aktive Regeln nutzt die automatische Planung. Mit dem Schalter deaktivieren Sie eine Regel vorübergehend, ohne sie zu löschen.
• Legen Sie so viele Regeln an, wie Sie zur Beschreibung eines Tages brauchen — etwa „2 Köche, Mo–Fr, 12:00–15:00" für den Mittagsandrang plus „1 Koch, täglich, ganztägig" als Grundlast.
• Bearbeiten oder löschen Sie eine Regel in ihrer Zeile. Die Rolle einer Regel lässt sich nachträglich nicht ändern — löschen Sie sie und legen Sie eine neue an, wenn Sie eine andere Rolle brauchen.
• Auch ganz ohne Regeln sorgt der Planer dafür, dass zu Ihren Öffnungszeiten mindestens eine Person je Rolle anwesend ist. Über Regeln verlangen Sie mehr als das zu bestimmten Zeiten.

Wichtig zu wissen

• Nur Führungskräfte dürfen den Plan anlegen, bearbeiten oder automatisch erzeugen, und nur sie dürfen die Konfiguration des Planers (Rahmenbedingungen und Besetzungsregeln) unter Personal → Konfiguration ändern.
• Unterbesetzte Tage werden hervorgehoben, sodass Sie auf einen Blick sehen, wo Ihre Besetzungsregeln nicht erfüllt sind.
• Vergangene Schichten, die nicht nach Plan liefen, erscheinen rot. Nach Schichtende vergleicht der Planer Geplantes mit tatsächlich Gestempeltem. Markiert wird, wer zu spät begonnen, zu früh beendet oder weniger als geplant gearbeitet hat.
• Öffnen Sie eine rot markierte Schicht, zeigt ein Bereich Ist gegen Plan, wie weit es auseinanderlag — etwa „15 Min. zu spät begonnen" oder „1 Std. 20 Min. zu wenig gearbeitet".
• Die roten Markierungen erscheinen nur, wenn Sie Arbeitsschichten sehen dürfen. Ohne diese Berechtigung funktioniert der Plan weiterhin, nur ohne den Vergleich.
• Ziehen Sie eine Schicht auf die Zeile einer anderen Person, um sie umzuverteilen. Lassen Sie sie auf einem freien Teil der Zeile los, wandert sie dorthin; haben Sie zusätzlich seitlich in ein anderes Zeitfenster gezogen, wandert die Uhrzeit mit — Umverteilen und Umlegen in einer Bewegung. Lassen Sie sie direkt auf einer bestehenden Schicht dieser Person los, tauschen die beiden Schichten einfach die Plätze und behalten jeweils ihre eigene Zeit.
• Die Hervorhebung für Unterbesetzung betrachtet den ganzen Monat. Ein Tag wird für eine Rolle erst markiert, sobald diese Rolle irgendwo in diesem Monat mindestens eine Schicht hat. Bis dahin bleiben ihre Tage unmarkiert, damit ein halb gefüllter Plan nicht jede Zeile rot färbt.
• Anlegen, Verschieben, Bearbeiten und Löschen ist nur ab morgen möglich. Die Schichten von heute und alle vergangenen sind gesperrt — Sie können sie anklicken und ansehen, aber Speichern und Löschen sind deaktiviert, und sie lassen sich weder ziehen noch in der Länge ändern noch umverteilen. Das gilt in Monats- wie in Tagesansicht: Ist ein Tag angebrochen, ist sein Plan eingefroren.
• Eine Schicht auf einer freien Stelle anzulegen braucht zwei Tipper (oder Klicks). Der erste wird absichtlich ignoriert — dieselbe Fläche dient zum Scrollen des Plans, und ein einzelner Tipper würde bei jedem Scrollen versehentlich den Dialog öffnen.
• Datumsangaben folgen der in der App gewählten Sprache, nicht der von Handy oder Browser — ein Sprachwechsel in der App ändert also auch, wie „Mittwoch, 21. Oktober 2026" im Planer geschrieben wird.

Häufige Fragen

Q: Warum ist eine meiner Schichten rot?
A: Es ist eine vergangene Schicht, bei der die tatsächliche Stempelzeit nicht zum Plan passte — zu spät begonnen, zu früh gegangen oder weniger Stunden gearbeitet als geplant. Klicken Sie sie an, um die Einzelheiten zu sehen.

Q: Woher kennt das System die tatsächlichen Stunden?
A: Aus den Stempelungen (Arbeitsschichten). Der Planer ordnet jeder geplanten Schicht die gestempelte Schicht derselben Person am selben Tag zu.

Q: Werden künftige Schichten je rot?
A: Nein. Nur vergangene Schichten werden mit den tatsächlichen Stunden verglichen. Bevorstehende werden nie markiert.

Q: Kann das System den Plan für mich bauen?
A: Ja. Richten Sie Ihre Besetzungsregeln ein (wie viele Personen je Rolle, je Tag, je Zeitfenster) und nutzen Sie dann Plan erzeugen.

Q: Wo richte ich Besetzungsregeln und Grenzen ein?
A: Unter Personal → Konfiguration. Die Karte „Rahmenbedingungen der Dienstplanung" enthält die Grenzen (Höchststunden, freie Tage, Schichtlängen, Ruhezeit, Überlappung), und im Abschnitt „Besetzungsregeln" legen Sie Mindestbesetzungen je Rolle, Tag und Zeitfenster an.

Q: Ich habe eine Besetzungsregel angelegt, aber die automatische Erzeugung ignoriert sie — warum?
A: Es werden nur aktive Regeln verwendet. Prüfen Sie den Ein/Aus-Schalter in der Zeile der Regel. Achten Sie außerdem darauf, dass mindestens ein Tag gewählt ist und dass es zu dieser Rolle Personal gibt, das in diesem Fenster arbeiten kann.

Q: Was bewirkt „Schichtüberlappung"?
A: Sie steuert, wie stark sich zwei aufeinanderfolgende Schichten derselben Rolle überlappen dürfen. 0 ergibt saubere Anschlüsse (eine beginnt genau, wenn die vorige endet); ein höherer Wert erlaubt so viele Stunden Übergabe je Tag.

Q: Was passiert, wenn ich eine Schicht auf die Zeile einer anderen Person ziehe?
A: Lassen Sie sie auf einem freien Teil der Zeile los, wird die Schicht dieser Person zugewiesen. Haben Sie zusätzlich seitlich in eine andere Zeit gezogen, ändert sich die Zeit mit der Zuweisung — ein Ziehen kann also Person und Zeit ändern, sofern die Zielzeile frei war. Lassen Sie sie direkt auf einer bestehenden Schicht los, tauschen die beiden stattdessen die Plätze und behalten ihre Zeiten.

Q: Warum gilt ein Tag als unterbesetzt, obwohl ich diese Rolle für den Monat noch gar nicht eingeplant habe?
A: Das sollte nicht passieren — die Tage einer Rolle werden erst markiert, wenn Sie für sie irgendwo in diesem Monat mindestens eine Schicht geplant haben. Ist das der Fall, wird jeder Tag markiert, an dem die Rolle während der Stunden einer Besetzungsregel überhaupt nicht besetzt ist, egal ob Sie Monats- oder Tagesansicht betrachten.

Q: Warum kann ich die heutige Schicht nicht verschieben oder löschen?
A: Der Plan sperrt einen Tag, sobald er angebrochen ist. Anlegen, Verschieben, Bearbeiten und Löschen geht nur ab morgen — die Schichten von heute und alle vergangenen sind schreibgeschützt. Ansehen können Sie sie weiterhin. So verschiebt sich nichts unter Menschen, die ihren Tag vielleicht schon begonnen haben.

Q: Warum meldet mein Schichtdialog, dass die Schicht nicht geändert werden kann?
A: Sie haben eine Schicht von heute oder früher geöffnet. Ansehen geht weiterhin, aber Speichern und Löschen sind deaktiviert, weil vergangene und heutige Schichten gesperrt sind. Für eine Änderung wählen Sie eine Schicht ab morgen.

Q: Ich habe auf eine freie Stelle getippt und nichts geschah — ist es kaputt?
A: Nein — eine Schicht anzulegen braucht zwei Tipper (oder Klicks) kurz hintereinander an derselben Stelle. Ein einzelner Tipper tut absichtlich nichts, weil dieselbe Fläche zum Scrollen dient.

Q: Die Daten im Planer stehen in der falschen Sprache — wie ändere ich das?
A: Die Datumsangaben folgen immer der in der App gewählten Sprache, nicht der des Geräts. Ändern Sie die Sprache der App, passen sich die Daten an.