Bedarfsplanung

Wozu sie dient

Die Bedarfsplanung beantwortet die Frage, die Sie sich vor einem vollen Wochenende stellen: Wenn wir ungefähr so viel verkaufen wie am letzten Wochenende — was müssen wir dann tatsächlich einkaufen? Sie listen die erwarteten Gerichte auf, von Hand oder erzeugt aus dem, was an vergleichbaren Tagen wirklich verkauft wurde, und die Rezepte machen daraus eine Einkaufsliste roher Produkte, abzüglich dessen, was schon im Regal steht, gruppiert nach dem Lieferanten, bei dem Sie es beziehen. Die Liste exportieren Sie zum Versenden oder Ausdrucken, und wenn die Lieferung kommt, buchen Sie sie wie gewohnt auf der Bestandsseite ein.

Erste Schritte

1. Sorgen Sie dafür, dass die geplanten Gerichte Rezepte haben. Ein Gericht ohne Rezept trägt nichts zur Einkaufsliste bei; es zu planen sagt Ihnen nicht, was zu kaufen ist.
2. Öffnen Sie Lager → Bedarfsplanung und tippen Sie auf Neuer Plan. Geben Sie ihm einen wiedererkennbaren Namen („Wochenende", „Heiligabend") und setzen Sie die abgedeckten Tage. Ein einzelner Tag ist ein gültiger Plan.
3. Füllen Sie den Plan. Tippen Sie entweder auf Gericht hinzufügen und tragen Sie die erwartete Stückzahl ein, oder tippen Sie auf Aus Verkaufshistorie und lassen Sie ihn aus tatsächlichen Verkäufen füllen.
4. Lesen Sie darunter die Einkaufsliste. Jede Zeile zeigt, was der Plan braucht, was vorhanden ist, was noch zu kaufen bleibt und ungefähr was es kostet, gruppiert nach Lieferant.
5. Schalten Sie Auf Meldebestand auffüllen ein, wenn Sie außerdem jedes Produkt wieder auf seinen Mindestbestand bringen wollen und nicht nur den Plan decken.
6. Tippen Sie auf Exportieren, um die Liste herunterzuladen. Wählen Sie CSV oder PDF und schalten Sie Eine Datei je Lieferant ein, wenn Sie jedem Lieferanten lieber nur seine eigenen Zeilen schicken — das lädt ein ZIP mit je einer Datei pro Lieferant.
7. Kommt eine Lieferung an, nehmen Sie sie wie immer an — auf der Seite Bestand, mit Korrektur von Mengen und Preisen anhand des Lieferscheins. Die Bedarfsplanung ermittelt nur, was zu kaufen ist; sie bucht selbst keinen Bestand.
8. Tippen Sie auf Speichern, um den Plan zu behalten. Sie können ihn jederzeit erneut öffnen — Zeile in der Bedarfsplanung antippen, um sie auszuwählen, dann auf das erscheinende Bearbeiten-Symbol tippen; die Einkaufsliste wird gegen Ihren dann aktuellen Bestand neu berechnet.

Wichtig zu wissen

• Die Einkaufsliste entsteht genauso, wie der Verkauf eines Gerichts Bestand abbucht. Dieselben Rezepte, dieselben Regeln für Varianten und Modifikatoren, dieselben Schwundzuschläge. Sagt die Kasse, ein Gericht braucht 165 g Karotten, bestellt der Plan genau das dafür.
• Ein Plan speichert, was Sie verkaufen wollen, nicht, was Sie kaufen sollen. Was zu kaufen ist, wird bei jedem Öffnen neu berechnet, weil sich Ihr Bestand stündlich ändert. Eine am Mittwoch gespeicherte Einkaufsliste wäre am Freitag still und heimlich falsch.
• Gerichte ohne Rezept werden benannt, nicht versteckt. Sie erscheinen mit dem Hinweis „kein Rezept" und in einer Notiz über der Einkaufsliste — sonst trügen sie stillschweigend nichts bei und Sie kauften zu wenig, ohne zu wissen, warum. Ein von Hand bewertetes Gericht ohne Zutatenliste — ein kistenweise zugekaufter Wein — erscheint aus demselben Grund dort.
• Varianten werden getrennt geplant. Ein Gericht mit Größen wird je Größe geplant, weil jede Größe ihr eigenes Rezept hat. Modifikatoren werden eigenständig geplant, da sie eigene Zutaten verbrauchen.
• „Aus Verkaufshistorie" ersetzt die gesamte Liste. Es ist eine Antwort auf die ganze Frage, und sie in selbst getippte Zeilen zu mischen ließe nicht mehr erkennen, woher eine Zahl stammt. Vor dem Überschreiben werden Sie gewarnt.
• Die Prognose ist Rechnen, das Sie nachvollziehen können. Für jeden Plantag nimmt sie den Tagesdurchschnitt jedes Gerichts über den Historienzeitraum und addiert ihn auf. Mehr nicht — kein Trend, keine Saisonalität.
• Wochentag berücksichtigen ist standardmäßig an. Damit wird ein Samstag aus den Samstagen des Historienzeitraums prognostiziert und ein Sonntag aus den Sonntagen. Schalten Sie es aus, zählt jeder Tag gleich, was für einen ruhigen Werktag genau richtig ist.
• Gemittelt wird je Kalendertag, nicht je Öffnungstag. Vier Samstage im Fenster heißt: Die Samstagssumme wird durch vier geteilt, ob Sie an allen vieren geöffnet hatten oder nicht. Ein geschlossener Tag senkt den Durchschnitt tatsächlich.
• Es wird immer aufgerundet. Eine halbe Portion Hähnchen ist eine Portion, die Sie kochen können müssen.
• Nutzen Sie „Anpassen um %" für eine stärkere oder ruhigere Woche als üblich. 120 % plant ein Fünftel mehr, als die Historie nahelegt; 80 % ein Fünftel weniger.
• Preise sind Schätzungen, und die Summe sagt es, wenn sie unvollständig ist. Jedes Produkt wird mit dem bewertet, was Ihr aktueller Bestand davon gekostet hat. Ein nie gekauftes Produkt hat gar keinen Preis — es zeigt einen Strich statt einer Null, und die Summe des Plans erscheint mit „≥", um zu sagen, dass sie eine Untergrenze ist.
• Der Export liefert CSV oder PDF, für den ganzen Plan oder je eine Datei pro Lieferant. Beim Aufteilen erhalten Sie ein ZIP mit einem Dokument je Lieferant, das nur dessen Zeilen und dessen Summe enthält — praktisch, wenn Sie jedem Lieferanten seine eigene Liste schicken. Beide Formate sind deaktiviert, solange die Einkaufsliste leer ist.
• Angenommen wird auf der Bestandsseite, nicht hier. Ein Plan sagt, was zu kaufen ist; eine Lieferung einzubuchen ist derselbe Schritt „Annehmen" wie bei jeder anderen Lieferung, ob sie aus einem Plan stammt oder nicht.
• Wer das Lager sehen darf, kann einen Plan lesen; Anlegen und Bearbeiten verlangt die Berechtigung Bedarfsplanung verwalten, die ein Administrator unter Personal → Rollen vergibt.
• Eine Planzeile anzutippen wählt sie aus, öffnet sie aber nicht. Die Symbole Bearbeiten und Löschen erscheinen in der ausgewählten Zeile — tippen Sie auf Bearbeiten, um den Plan zu öffnen. Ohne die Planungsberechtigung wird Löschen weiterhin angezeigt, aber ausgegraut.

Häufige Fragen

Q: Brauche ich dafür zwingend Rezepte?
A: Für die Einkaufsliste ja — die Rezepte machen aus „40 Portionen Suppe" die „6 kg Karotten". Sie können auch ohne sie einen Plan aus Gerichten führen, er sagt Ihnen dann aber nicht, was zu kaufen ist. Beginnen Sie mit den Gerichten, von denen Sie am meisten verkaufen.

Q: Der Plan sagt, ich solle nichts kaufen. Ist er kaputt?
A: Wahrscheinlich nicht. Entweder deckt Ihr Bestand bereits alles, was der Plan braucht — die Seite sagt das deutlich —, oder die Gerichte im Plan haben keine Rezepte; dann stehen sie in der Notiz über der Einkaufsliste.

Q: Warum zeigt ein Produkt einen Strich statt eines Preises?
A: Sie haben dieses Produkt nie angenommen, es gibt also keinen Preis als Grundlage. Auf null zu raten hieße, es sei umsonst — die einzige Antwort, die sicher falsch ist. Buchen Sie einmal eine Lieferung ein, und die Schätzung funktioniert von da an.

Q: Was bedeutet „≥ 420,00" in der Summe?
A: Mindestens ein Produkt der Liste hat keinen bekannten Preis, die tatsächliche Summe liegt also bei diesem Wert oder darüber. Der Strich in der betreffenden Zeile zeigt, welches gemeint ist.

Q: Wie weit zurück sollte der Historienzeitraum reichen?
A: Weit genug, um mehrere Exemplare jedes geplanten Wochentags zu enthalten — vier Wochen sind ein guter Standard und liefern vier Samstage zum Mitteln. Deutlich länger, und Sie mitteln eine vergangene Saison mit hinein.

Q: Wir hatten zwei Montage geschlossen. Verdirbt das den Montagswert?
A: Es senkt ihn, und zwar absichtlich. Gemittelt wird je Kalendertag, ein geschlossener Tag zählt also als Tag ohne Verkauf. Waren diese Schließungen ungewöhnlich, wählen Sie einen Zeitraum ohne sie oder erhöhen Sie „Anpassen um %".

Q: Kann ich für einen einzelnen sehr starken Tag planen, etwa Silvester?
A: Ja. Setzen Sie den Plan auf diesen einen Tag und tippen Sie die Zahlen entweder selbst ein oder erzeugen Sie sie aus dem entsprechenden Zeitraum des Vorjahres und skalieren Sie sie hoch. Ein Ein-Tages-Plan ist völlig normal.

Q: Ich habe den Plan erzeugt, und einige Gerichte fehlen.
A: Sie wurden im Historienzeitraum verkauft, stehen aber nicht mehr auf der Karte und blieben daher außen vor — eine Meldung nennt die Anzahl. Alles, was noch auf der Karte steht, bleibt erhalten.

Q: Kann ich einen erzeugten Plan von Hand ergänzen?
A: Ja. Erzeugen Sie zuerst, nutzen Sie dann Gericht hinzufügen und passen Sie die Mengen an. Erzeugen Sie danach nur nicht erneut, denn das ersetzt alles.

Q: Die Lieferung war unvollständig. Was buche ich ein?
A: Was tatsächlich angekommen ist. Nehmen Sie sie auf der Bestandsseite an und tragen Sie die wirklich erhaltenen Mengen ein, nicht die geplanten. Was noch fehlt, steht beim nächsten Öffnen einfach wieder auf der Einkaufsliste des Plans.

Q: Wo buche ich eine geplante Lieferung ein?
A: Unter Lager → Bestand, wie jede andere Lieferung — auf Annehmen tippen, Produkt wählen und Menge und Preis vom Lieferschein eintragen. Der Plan selbst bucht nichts; er sagt nur, was zu erwarten ist.

Q: Ich habe eine geplante Lieferung angenommen. Wo sehe ich sie?
A: Unter Lager → Lieferungen, oben in der Liste. Der Bestand steigt auf der Bestandsseite, und jedes Produkt erhält unter Bewegungen einen Eintrag „Zugang" — drei Sichten auf dasselbe Ereignis, für drei verschiedene Fragen.

Q: Der Lieferant hat einen anderen Preis berechnet als erwartet. Ist das wichtig?
A: Ja, tragen Sie deshalb beim Annehmen den echten ein. Der gebuchte Preis wird zu den Kosten dieser Lieferung und ist es, womit Wareneinsatz und Kostenberichte von da an rechnen. Was ein Plan vorher zeigt, ist nur eine Schätzung auf Basis des zuletzt bezahlten Preises.

Q: Soll ich als CSV oder PDF exportieren?
A: Je nachdem, wie Sie die Liste weitergeben. CSV öffnet in einer Tabellenkalkulation und lässt sich am leichtesten weiterbearbeiten; PDF ist fertig zum Drucken oder Versenden. Beides lässt sich in je eine Datei pro Lieferant aufteilen.

Q: Bei einigen Produkten steht kein Lieferant.
A: Für sie ist kein Standardlieferant hinterlegt. Öffnen Sie das Produkt unter Lager → Produkte und setzen Sie einen, dann wird es künftig gruppiert. Produkte ohne Lieferanten bleiben in einer Gruppe am Ende zusammen, damit nie etwas von der Liste fällt.

Q: Was bewirkt „Auf Meldebestand auffüllen"?
A: Es ergänzt zusätzlich zum Bedarf des Plans so viel, dass jedes Produkt wieder seinen hinterlegten Mindestbestand erreicht. Der Einkauf fürs Wochenende ist meist auch der Moment, in dem Sie ersetzen, was in der Woche knapp wurde. Produkte unter ihrem Mindestbestand erscheinen auf der Liste, selbst wenn der Plan sie nicht braucht.

Q: Reserviert oder bucht das Speichern eines Plans Bestand?
A: Nein. Ein Plan ist eine Einkaufsliste, keine Buchung. Bestand bewegt sich erst beim Annehmen einer Lieferung oder beim tatsächlichen Verkauf eines Gerichts.

Q: Kann ich einen alten Plan löschen?
A: Ja, und nichts, was dagegen angenommen wurde, ist betroffen. Eingebuchte Lieferungen bleiben in Ihrem Bestand und in der Bewegungshistorie.

Q: Ich habe eine Planzeile angetippt, und sie ging nicht auf. Warum?
A: Ein Tippen wählt die Zeile aus, statt sie zu öffnen. Sobald sie ausgewählt ist, erscheinen ein Symbol Bearbeiten und ein Symbol Löschen — tippen Sie auf Bearbeiten, um den Plan zu öffnen.