Rechnungen und KSeF

Wofür es da ist

Mit dem Rechnungsmodul stellen Sie direkt in POSolid Umsatzsteuerrechnungen für bezahlte Bestellungen aus, und jede wird automatisch an KSeF übermittelt, das polnische nationale E-Rechnungssystem. Die Beträge stammen genau so aus der Bestellung, wie sie bezahlt wurde – niemand tippt Preise ab. Sobald KSeF eine Rechnung annimmt, können Sie sie als PDF mit dem KSeF-QR-Code herunterladen, dem Käufer per E-Mail senden und bei Bedarf später korrigieren.

Erste Schritte

1. Rechnungen sind ein Zusatzmodul. Sobald es für Ihren Betrieb freigeschaltet ist, erscheint im Seitenmenü die Gruppe Rechnungsverwaltung.
2. Prüfen Sie, dass Firmenname, NIP, Adresse und Währung (PLN) in den Organisationseinstellungen eingetragen sind. Ohne sie kann keine Rechnung ausgestellt werden.
3. Öffnen Sie Rechnungsverwaltung → Konfiguration:
   • KSeF-Umgebung – sie steht anfangs auf Test, wo Rechnungen keine rechtliche Wirkung haben. Lassen Sie sie dort, solange Sie ausprobieren.
   • Nummernkreise – richten Sie je einen für Rechnungen und Korrekturen ein, zum Beispiel FV/{seq}/{mm}/{yyyy}. Wenn Sie von einem anderen Programm wechseln, tragen Sie unter Nächste Nummer ein, wo die Nummerierung weitergehen soll.
   • KSeF-Verbindung – fügen Sie das in der KSeF-Anwendung für Ihre NIP erzeugte Token ein, tippen Sie auf Token speichern und dann auf Verbindung testen.
4. Rechnung ausstellen: Öffnen Sie Rechnungsverwaltung → Neue Rechnung und wählen Sie eine bezahlte Bestellung, oder tippen Sie im Bestellverlauf auf das Belegsymbol neben einer bezahlten Bestellung.
5. Wählen Sie Unternehmen (Land und NIP bzw. Steuernummer) oder Privatperson, tragen Sie Name und Adresse ein, optional eine E-Mail. Sie können den Käufer auch unter Kunden nach Name, Telefon oder E-Mail suchen oder Diesen Käufer im CRM speichern ankreuzen, um einen neuen für später zu behalten. Tippen Sie auf Ausstellen.
6. Die Rechnung wird im Hintergrund an KSeF gesendet. Ihr Status wechselt von Wird gesendet zu In KSeF, meist innerhalb einer Minute. Danach können Sie das PDF herunterladen, per E-Mail senden oder die Rechnung korrigieren.
7. Wenn Sie echte Rechnungen ausstellen möchten, stellen Sie die Umgebung auf Produktion um, richten die Nummernkreise dafür ein und speichern ein Produktions-Token für KSeF.

Gut zu wissen

• Eine Rechnung pro Bestellung, und nur für eine vollständig bezahlte Bestellung. Erstattete Bestellungen, Rückerstattungsbestellungen und Bestellungen von Lieferplattformen (Wolt, Glovo, Pyszne.pl) können hier nicht abgerechnet werden.
• Wurde der Kassenbon mit der NIP des Käufers gedruckt, muss eine Firmenrechnung zu dieser Bestellung dieselbe NIP tragen. Privatpersonen und ausländische Käufer betrifft das nicht.
• Die Beträge sind nicht änderbar. Die Rechnung zeigt genau, was für die Bestellung bezahlt wurde, einschließlich Servicegebühr und Rabatt, aufgeteilt nach Steuersätzen.
• Das PDF gibt es erst, wenn KSeF die Rechnung angenommen hat. Es enthält die KSeF-Nummer und einen QR-Code, mit dem jeder die Rechnung in KSeF prüfen kann. In Test und Demo ist jede Seite als Testdokument gekennzeichnet.
• Automatische PDF-Kopien: Hat der Käufer eine E-Mail angegeben, wird das PDF nach der Annahme durch KSeF gesendet – außer an polnische Unternehmen, die ihre Rechnungen in KSeF erhalten. Das lässt sich pro Rechnung mit dem Schalter PDF-Kopie senden, sobald KSeF sie annimmt oder pro Kunde unter Kunden ändern. Von Hand senden können Sie das PDF jederzeit mit Per E-Mail senden.
• Status: Nicht gesendet, Wird gesendet, In KSeF, Abgelehnt und Handlungsbedarf. Eine Rechnung mit Handlungsbedarf nennt den Grund – meist fehlt das KSeF-Token, es ist abgelaufen oder hat keine Berechtigung. Handlungsbedarf im Menü listet sie alle mit Zähler, und wer Rechnungen ausstellt oder verwaltet, erhält eine Benachrichtigung.
• Noch kein KSeF-Token? Es geht nichts verloren. Die Rechnungen warten in der Warteschlange und werden automatisch gesendet, sobald ein funktionierendes Token gespeichert ist.
• Korrekturen: Öffnen Sie die Rechnung, tippen Sie auf Korrigieren und stornieren Sie entweder die gesamte Rechnung oder geben Sie für die geänderten Positionen die neue Menge und einen Grund an. Das Original muss bereits in KSeF sein. Eine Korrektur erhält ihre Nummer aus dem Nummernkreis für Korrekturen. Für eine weitere Änderung korrigieren Sie erneut die ursprüngliche Rechnung – die neue Korrektur geht vom zuletzt abgerechneten Stand aus.
• Nummern wiederholen sich nie. Ein jährlich neu beginnender Nummernkreis muss das Jahr enthalten, ein monatlich neu beginnender Jahr und Monat. Ein neuer Nummernkreis, der mit einer bereits vergebenen Nummer beginnen würde, wird abgelehnt.
• Wer was darf: Inhaber dürfen alles. Manager dürfen Rechnungen ansehen und ausstellen. Korrekturen, Nummernkreise, die Umgebung und das KSeF-Token sind Sache des Inhabers oder einer Person, der im Rolleneditor die Berechtigung „Rechnungen verwalten“ gegeben wurde.
• Rechnungen werden nur in der Web-App verwaltet, nicht in der mobilen App.

FAQ

Q: Sind in der Test-Umgebung ausgestellte Rechnungen rechtsverbindlich?
A: Nein. Rechnungen aus Test und Demo gehen an die Testumgebungen von KSeF und haben keine rechtliche Wirkung. Echte Rechnungen sind erst die, die nach dem Umstellen auf Produktion ausgestellt werden.

Q: Eine Rechnung zeigt „Handlungsbedarf“. Was tun?
A: Öffnen Sie sie – der Bereich oben nennt den Grund. Fehlt das Token oder ist es abgelaufen, speichern Sie unter Rechnungsverwaltung → Konfiguration ein neues; zurückgehaltene Rechnungen werden dann automatisch gesendet. Andernfalls beheben Sie die Ursache und tippen auf Erneut senden.

Q: Kann eine Rechnung doppelt in KSeF landen, wenn die Verbindung abbricht?
A: Nein. Ist unklar, ob KSeF eine Rechnung erhalten hat, prüft POSolid das vor dem erneuten Senden bei KSeF und erkennt eine Rechnung, die schon dort ist.

Q: Warum kann ich das PDF nicht herunterladen?
A: Das PDF entsteht erst, nachdem KSeF die Rechnung angenommen hat, denn es trägt die KSeF-Nummer. Warten Sie, bis der Status In KSeF lautet.

Q: Der Kunde hat eine falsche NIP angegeben. Kann ich die Rechnung ändern?
A: Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht ändern. Stellen Sie eine Korrektur aus, die sie vollständig storniert, und dann eine neue Rechnung zur Bestellung mit den richtigen Daten.

Q: Warum hat der Käufer das PDF nicht automatisch erhalten?
A: Entweder wurde keine E-Mail angegeben, oder der Käufer ist ein polnisches Unternehmen – es erhält seine Rechnungen in KSeF, daher wird keine Kopie gesendet, sofern sie niemand für diese Rechnung oder diesen Kunden eingeschaltet hat. Mit Per E-Mail senden können Sie sie jederzeit verschicken.

Q: Kann ich die Nummerierung aus meinem bisherigen Programm fortsetzen?
A: Ja. Tragen Sie beim Einrichten des Nummernkreises die nächste Nummer ein, die Ihr bisheriges Programm verwendet hätte. POSolid lässt keinen Nummernkreis mit einer bereits vergebenen Nummer beginnen.

Q: Kann ich eine Bestellung von einer Lieferplattform abrechnen?
A: Derzeit nicht. Möglicherweise stellt die Plattform diesem Kunden die Rechnung aus; das wird noch geklärt.